Devenir formateur indépendant : déclaration d'activité, Qualiopi et TVA

Tu veux former des adultes à ton métier, pour des entreprises, des particuliers ou des organismes de formation qui te sous-traitent des sessions ? Le métier est libre, mais la formation professionnelle a ses propres règles : une déclaration d'activité dès ta première convention, un bilan à envoyer chaque année, la certification Qualiopi pour accéder aux financements publics, et une exonération de TVA qui se demande. Voici ce qu'il faut faire, et dans quel ordre.

1. La déclaration d'activité : ton numéro de formateur

Dès que tu réalises des actions de formation professionnelle, même à titre accessoire, tu dois déclarer ton activité à l'État et obtenir un numéro de déclaration d'activité (souvent appelé « NDA »). C'est vrai aussi si tu interviens en sous-traitance pour un organisme de formation, et en micro-entreprise.

• Quand : il te faut d'abord ton SIREN et une première convention ou un premier contrat de formation signé. Dépose ta déclaration au plus tard dans les 3 mois qui suivent ; le plus simple est de la faire dès cette première convention signée.
• Où : en ligne sur le service « Mon Activité Formation », ou par courrier avec le Cerfa n° 10782, auprès du service de contrôle de la formation de ta DREETS (direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités).
• Les pièces : ton justificatif d'immatriculation, le bulletin n° 3 de ton casier judiciaire, la convention signée, la liste des formateurs et leurs titres, ta pièce d'identité ; en micro-entreprise, une présentation de ton activité selon un modèle officiel.
• La réponse : l'administration a 2 mois ; sans réponse, ta déclaration est enregistrée.

Le numéro figure ensuite sur tes conventions, devis et factures. Ce n'est pas un agrément : tu ne peux pas le présenter comme une garantie de qualité. Tout changement ou l'arrêt de l'activité se déclare dans les 30 jours.

2. Le bilan pédagogique et financier, chaque année

Chaque année, tu transmets un bilan pédagogique et financier sur ton activité de l'année précédente : nombre de stagiaires, heures, chiffre d'affaires par type de financeur. Il est dû même si tu n'as rien fait. La date limite est en principe le 30 avril ; en 2026, elle a été reportée au 31 mai. Si tu ne l'envoies pas, ou s'il ne montre aucune activité, ta déclaration peut devenir caduque, et il faudra en refaire une.

3. Qualiopi : seulement si tu veux des financements publics

La certification Qualiopi est obligatoire pour être payé par des fonds publics ou mutualisés : les opérateurs de compétences (OPCO) des entreprises, le compte personnel de formation (CPF), France Travail, les régions, l'Agefiph. Une entreprise qui paie ta formation sur son propre budget ne te l'imposera pas.

• Elle est délivrée par un organisme certificateur accrédité, après un audit, pour 3 ans, avec un audit de surveillance en cours de cycle.
• Un nouveau référentiel s'applique à partir du 1er novembre 2026 (33 indicateurs au lieu de 32 ; le nouvel indicateur ne concerne que les centres de formation d'apprentis).
• Elle n'a aucun effet sur la TVA (voir plus bas).

Si tu travailles en sous-traitance pour une formation financée par le CPF, des règles particulières s'appliquent depuis le 1er avril 2024 : un contrat écrit avec l'organisme, ton propre numéro de déclaration, et la certification Qualiopi, sauf si tu es micro-entrepreneur sous un certain chiffre d'affaires. Tu ne peux pas sous-traiter à ton tour. Vérifie le seuil à jour sur l'espace des organismes de Mon Compte Formation.

4. Le CPF : règles strictes et démarchage interdit

• Pour proposer tes formations sur Mon Compte Formation, il te faut un numéro de déclaration actif, Qualiopi, et une formation qui mène à une certification enregistrée (au RNCP ou au répertoire spécifique), avec l'accord de son certificateur.
• Il est interdit de démarcher les titulaires de CPF par téléphone, SMS, mail ou réseaux sociaux, sous peine d'amendes pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique.
• Depuis 2026, le CPF est plafonné pour certaines formations (1 500 € pour une certification du répertoire spécifique, par exemple), et le titulaire paie une participation de 150 € par formation, sauf exceptions. Vérifie l'impact sur tes prix.

5. La TVA : une exonération à demander

La formation professionnelle continue peut être exonérée de TVA. Pour cela, tu demandes une attestation à la DREETS avec le formulaire n° 3511-SD, une fois ta déclaration d'activité faite. Sans réponse dans les 3 mois, l'attestation est accordée.

• Une fois l'attestation obtenue, l'exonération s'impose : tu ne factures plus de TVA sur ces formations, même au-delà des seuils de la franchise, et tu ne récupères plus la TVA sur tes achats liés.
• Sans attestation, en micro-entreprise, tu ne factures pas de TVA tant que ton chiffre d'affaires annuel reste sous 37 500 € : si tu dépasses ce seuil, la TVA s'applique au 1er janvier suivant, ou dès le jour du dépassement si tu franchis 41 250 € dans l'année.
• En sous-traitance, demande ta propre attestation si tu veux être exonéré : celle de l'organisme qui te fait travailler ne te couvre pas d'office. Fais-le confirmer par ton service des impôts.

6. Ton statut

La formation que tu assures toi-même est une activité libérale (bénéfices non commerciaux). En micro-entreprise, tes cotisations sont de 25,6 % de ton chiffre d'affaires en 2026, et le régime micro s'applique jusqu'à 83 600 €. Tu peux aussi former comme salarié en contrat à durée déterminée d'usage, ou en portage salarial, si tu préfères ne pas créer d'entreprise.

7. Tes documents

• Avec une entreprise : une convention de formation qui précise l'intitulé, les objectifs, le contenu, les moyens, la durée et les dates, la part à distance, les modalités de suivi et d'évaluation, le prix et le paiement. Un devis accepté peut la remplacer s'il contient toutes ces mentions.
• Avec un particulier qui paie lui-même : un contrat signé avant l'inscription définitive ; il dispose de 10 jours pour se rétracter ; tu ne peux rien encaisser pendant ce délai, puis au plus 30 % du prix à son expiration, le solde étant payé au fur et à mesure de la formation.
• Pour chaque stagiaire : le programme, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d'évaluation et un règlement intérieur, remis avant l'inscription ; puis une attestation et une preuve de sa présence.

Le coaching et l'accompagnement individuel ne sont de la formation professionnelle que s'ils suivent un parcours pédagogique avec un objectif professionnel défini. Le bilan de compétences a ses propres règles (24 heures au plus, en trois phases).

Ce qu'il faut faire, dans l'ordre

1. Immatricule ton entreprise.
2. Signe ta première convention ou ton premier contrat de formation.
3. Dépose ta déclaration d'activité sur Mon Activité Formation.
4. Si tu veux l'exonération de TVA, demande l'attestation (formulaire 3511-SD).
5. Si tu vises des financements publics ou le CPF, prépare l'audit Qualiopi.
6. Chaque printemps, envoie ton bilan pédagogique et financier.

En résumé

• Déclaration d'activité obligatoire, sous-traitants compris, dès ta première convention, et au plus tard dans les 3 mois.
• Bilan pédagogique et financier chaque année, même sans activité.
• Qualiopi : seulement pour les financements publics ou mutualisés.
• Exonération de TVA sur attestation de la DREETS ; sinon, franchise sous 37 500 €.
• Micro-entreprise : 25,6 % de cotisations, régime micro jusqu'à 83 600 €.

D'après service-public.fr : déclaration d'activité de formation (27 novembre 2025), attestation d'exonération de TVA, bilan de compétences, plafonds du CPF (5 mars 2026), participation au CPF (2 avril 2026) ; DREETS : Bretagne, déclaration d'activité, PACA, bilan pédagogique et financier (29 mai 2026) ; France compétences, Qualiopi ; Mon Compte Formation : référencement (29 mai 2026) et sous-traitance (5 août 2026) ; ministère, nouveau référentiel Qualiopi (6 août 2026) ; BOFiP BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-50 (exonération de la formation professionnelle) ; Bpifrance Création, formateur indépendant (16 juillet 2025) ; DAJ, interdiction du démarchage CPF. Vérifié en octobre 2026.