Tenir sa comptabilité : ce que ton statut t'impose, logiciel ou expert-comptable
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Tenir sa comptabilité, c'est enregistrer chaque recette et chaque dépense, garder les pièces qui les prouvent et en tirer les comptes de l'année. Ce qu'on te demande dépend de ton statut : deux registres suffisent au micro-entrepreneur, une société tient une comptabilité complète. Ce guide te dit ce que ton statut t'impose, comment choisir entre tout faire seul, un logiciel et un expert-comptable, et quoi garder, combien de temps.
Ce que ton statut t'impose
| Statut et régime | Ce que tu tiens | Comptes de fin d'année |
|---|---|---|
| Micro-entrepreneur | Un livre des recettes, dans l'ordre des encaissements ; un registre des achats si tu vends des marchandises ou fais de l'hébergement | Aucun : pas de bilan |
| Entrepreneur individuel en BNC (déclaration contrôlée) | Un livre-journal des recettes et des dépenses, un registre des immobilisations et des amortissements | Déclaration 2035, sans bilan |
| Entrepreneur individuel en BIC au réel simplifié | Livre-journal et grand-livre ; tu peux suivre les encaissements et décaissements dans l'année et régulariser à la clôture | Bilan et compte de résultat, inventaire simplifié |
| Société (SASU, SAS, EURL, SARL) | Livre-journal et grand-livre, chaque facture enregistrée à sa date, payée ou non | Bilan, compte de résultat, annexe, inventaire, puis dépôt au greffe |
Pour une société, la suite est dans le guide sur le bilan et le dépôt des comptes annuels.
Les règles qui valent pour tout le monde
- Une pièce pour chaque écriture : facture d'achat, facture de vente, relevé bancaire, note de frais. Pas de pièce, pas d'écriture.
- Un compte bancaire pour l'activité : obligatoire pour une société, et pour un micro-entrepreneur dès le départ en activité commerciale, ou au-delà de 10 000 € de chiffre d'affaires deux années de suite pour les autres activités. Même quand il n'est pas imposé, il te simplifie la vie.
- Des écritures qu'on ne modifie plus : une erreur se corrige par une nouvelle écriture, pas en effaçant l'ancienne.
- Des factures électroniques : depuis le 1er septembre 2026, tu dois pouvoir les recevoir par une plateforme agréée, et tu devras les émettre à partir du 1er septembre 2027 (voir choisir sa plateforme agréée). Choisis un outil comptable qui récupère ces factures sans ressaisie.
Seul, avec un logiciel ou avec un expert-comptable
Rien ne t'oblige à prendre un expert-comptable, quel que soit ton statut. En revanche, seul un expert-comptable inscrit à l'ordre peut tenir la comptabilité d'une autre entreprise contre rémunération.
| Option | Pour qui | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|---|
| Un tableur ou une application de facturation | Micro-entrepreneur | Suffisant pour le livre des recettes et le registre des achats ; exporte-le régulièrement |
| Un logiciel de comptabilité, seul | Entrepreneur individuel au réel, petite société avec peu d'opérations | Relié à ta banque, il pré-classe les opérations ; la clôture, la liasse fiscale et les écritures de fin d'année restent techniques |
| Un expert-comptable en ligne | Société avec un volume courant d'opérations | Tu déposes tes pièces dans son outil, il tient les comptes et prépare la clôture ; échanges surtout à distance |
| Un cabinet de proximité | Société avec des salariés, du stock, plusieurs associés ou des questions juridiques | Plus de conseil et un interlocuteur que tu rencontres ; prix plus élevé |
Les honoraires se fixent sur devis, selon le nombre d'opérations, la paie et les missions en plus (juridique annuel, prévisionnel). Avant de signer, compare ce que comprend la lettre de mission : tenue, bilan, liasse fiscale, approbation des comptes, déclarations de TVA, nombre d'échanges.
Si ta comptabilité est sur informatique, tu dois pouvoir remettre au contrôleur fiscal un fichier des écritures comptables (FEC), dans un format fixé. Vérifie que ton logiciel sait le produire.
Si tu encaisses des particuliers
Si ton entreprise est soumise à la TVA et que tu enregistres les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse, ce logiciel doit être certifié par un organisme accrédité. Depuis le 1er septembre 2026, l'attestation fournie par l'éditeur ne suffit plus. L'amende est de 7 500 € par logiciel non conforme. Le micro-entrepreneur en franchise de TVA n'est pas concerné.
Ta routine
- Chaque semaine : déposer tes factures et tickets dans ton outil, ou dans un dossier, dès que tu les reçois.
- Chaque mois : rapprocher ton compte bancaire de tes écritures, relancer les factures impayées, faire ta note de frais (voir note de frais et indemnités kilométriques).
- À chaque échéance : déclarer ton chiffre d'affaires (micro) ou ta TVA (réel), à la date de ton régime.
- À la clôture : compter le stock, lister ce que tu dois et ce qu'on te doit, transmettre le tout à ton expert-comptable dans le mois.
Ce que tu gardes, et combien de temps
| Document | Durée |
|---|---|
| Livres comptables et pièces justificatives (factures, relevés, notes de frais) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Documents fiscaux (déclarations, pièces de TVA) | 6 ans au moins pour l'administration fiscale, couverts par les 10 ans ci-dessus |
Une copie numérique fidèle peut remplacer le papier, à condition qu'on ne puisse pas la modifier. Garde une sauvegarde hors de ton ordinateur.
En résumé
- Micro-entrepreneur : livre des recettes, registre des achats si tu vends des marchandises.
- Société : comptabilité complète, comptes annuels et dépôt au greffe.
- Expert-comptable facultatif, sur devis : compare ce que comprend la lettre de mission.
- Logiciel capable de produire le FEC, caisse certifiée si tu encaisses des particuliers.
- Pièces et livres gardés 10 ans.
Obligations par régime d'après service-public.fr et Bpifrance Création ; logiciels de caisse d'après la loi de finances pour 2025 et Fiducial ; compte bancaire d'après le référentiel du Lab (service-public F35991).