Ne saisis plus tes justificatifs : photo, lecture automatique, rapprochement bancaire

Le rapprochement automatique cherche une pièce pour chaque ligne bancaire. Une dépense perso au milieu, et c'est une ligne de plus à expliquer.

À faire une fois :

• carte pro pour les achats pro, carte perso pour le reste
• déplace sur le compte pro les abonnements pro encore payés en perso
• si tu paies une dépense pro avec ta carte perso, signale-le tout de suite à ton expert-comptable

Pas indispensable, mais ça aideQonto et Shine permettent de photographier un reçu dans leur appli et de le rattacher à la dépense. Qonto annonce aussi la détection du taux de TVA et des reçus certifiés à valeur probante, sauf sur son forfait Basic. Shine annonce une connexion à plus de 25 outils comptables. QontoShine

À indiquer sur : Ton compte bancaire professionnel

Ton cabinet travaille peut-être déjà sur un logiciel en ligne : Pennylane, par exemple, propose une offre pour les cabinets. En prendre un autre, c'est risquer deux abonnements et des exports à la main.

Trois questions à lui poser :

• quel logiciel, et l'accès est-il compris dans ses honoraires ?
• à quel rythme veut-il les pièces ?
• qui valide les comptes proposés par l'IA : toi ou lui ?

Pas indispensable, mais ça aidePennylane a une offre dédiée aux cabinets d'expertise comptable. Si ton cabinet l'utilise déjà, demande-lui un accès à ton dossier plutôt que d'ouvrir un compte de ton côté. PennyLane

À indiquer sur : Ta lettre de mission avec ton expert-comptable

Ce type de logiciel lit chaque pièce (OCR), propose le compte comptable grâce à l'IA, puis suggère la ligne bancaire qui lui correspond.

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée.

Au paramétrage :

• connecte ton compte pro
• active la réception des factures fournisseurs
• vérifie que l'outil est une plateforme agréée, ou une solution compatible reliée à l'une d'elles

Pennylane est le seul éditeur du catalogue dont la page lue décrit à la fois la lecture des pièces, l'affectation du compte par IA et les suggestions de rapprochement. D'autres logiciels de facturation du catalogue le font peut-être : leurs pages n'ont pas été vérifiées pour cette chaîne. Palier payant.

Sur les sites officielsListe des plateformes agréées immatriculées (Service Public Entreprendre) ↗Calendrier de la facturation électronique (Service Public Entreprendre) ↗

Mon délai de paiement est de [X] jours. Si je ne suis pas payé, je [ce que tu fais]. Écris en français : la phrase de conditions de paiement à faire figurer sur mes devis et mes factures, puis deux e-mails de relance, un envoyé à l'échéance sur un ton neutre, un envoyé quinze jours après sur un ton ferme mais professionnel. Courts, sans menace, sans juridisme approximatif.

Photographié le jour même, un ticket est lisible et rattaché à la bonne dépense. Retrouvé en fin de mois, il est souvent effacé ou perdu.

Pour une photo bien lue :

• à plat, en entier, sans reflet
• une photo par pièce, toutes les pages

Avant de jeter le papier : une copie ne remplace l'original que si elle suit les règles fiscales de numérisation (copie conforme, PDF sécurisé, horodatage). Sinon, garde le ticket.

Pas indispensable, mais ça aideAvec Qonto ou Shine, une notification suit chaque paiement par carte : tu photographies le reçu dans l'appli et il se rattache à la transaction. Qonto annonce une certification à valeur probante des reçus, sur ses forfaits autres que Basic. QontoShine

Sur les sites officielsBOFiP – Conservation des documents et numérisation des factures papier (BOI-CF-COM-10-10-30) ↗

À indiquer sur : La dépense correspondante sur ton compte pro

Une facture reçue par mail ou par plateforme n'a pas besoin de photo : la photographier en plus, c'est fabriquer un doublon.

À régler :

• factures électroniques : elles arrivent par la plateforme, garde-les dans leur format d'origine (XML par exemple), même si tu les lis en PDF
• PDF reçus par mail : transfère-les vers ton logiciel ou branche les connecteurs de tes fournisseurs
• la photo, seulement pour le papier

Pas indispensable, mais ça aidePennylane annonce l'import automatique des factures par connecteurs et propose la facture électronique. PennyLane

Sur les sites officielsFacturation électronique : calendrier et obligations (Service Public Entreprendre) ↗

Je veux qu'à chaque fois que [le déclencheur], il se passe [le résultat]. Les outils en jeu sont [liste]. Découpe ça en étapes numérotées : le déclencheur, puis chaque action, puis les conditions et les cas où rien ne doit se produire. Pour chaque étape, nomme la donnée qui passe d'un outil à l'autre. Dis-moi aussi ce qui casse si un champ est vide.

Mon scénario doit [ce qu'il doit faire] et il ne s'est pas déclenché. L'historique affiche : [colle ce que tu vois]. Donne-moi la liste des choses à vérifier, dans l'ordre où elles cassent le plus souvent, avec pour chacune comment savoir en dix secondes si c'est elle. Ne me demande pas de tout refaire depuis le début.

À indiquer sur : Ta boîte mail et ta plateforme de réception des factures

Pennylane annonce 93 % de champs bien reconnus. Autrement dit, quelques champs sur cent sont faux : c'est toi qui les repères, pas la machine.

Sur chaque pièce :

• date, fournisseur, montant TTC
• compte proposé : corrige-le une fois pour ce fournisseur, la règle prendra le relais

Évite la validation en masse tant que tu n'as pas relu : une erreur validée part telle quelle chez ton expert-comptable.

Pas indispensable, mais ça aideDans Pennylane, les écritures d'achat ou de vente sont comptabilisées après une validation semi-automatique ou en masse, et des règles affectent le compte selon le fournisseur : c'est là que tu fais ce contrôle. PennyLane

Voici mes chiffres du mois, copiés depuis mon outil de mesure : [colle ici]. Le mois précédent : [colle ici]. Mon objectif est [ton objectif]. Réponds en trois parties : ce qui a réellement bougé, ce dont l'écart est trop petit pour vouloir dire quelque chose, et la seule action que tu me conseilles pour le mois prochain. Ne commente aucun chiffre que je ne t'ai pas donné.

À indiquer sur : La liste des pièces à valider dans ton logiciel

C'est la lecture qui coûte le plus cher : sans facture valable, la TVA déduite peut être remise en cause.

Sur la pièce, regarde :

• le taux et le montant de TVA, ligne par ligne
• le numéro de TVA du fournisseur (sauf facture de 150 € HT ou moins)
• « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » : rien à déduire
• « Auto-liquidation » : cas particulier, demande à ton expert-comptable

Un ticket sans TVA détaillée : signale-le au lieu de deviner.

Sur les sites officielsMentions obligatoires sur une facture (Service Public Entreprendre) ↗Vérifier un numéro de TVA intracommunautaire (VIES) ↗

Voici mes chiffres du mois, copiés depuis mon outil de mesure : [colle ici]. Le mois précédent : [colle ici]. Mon objectif est [ton objectif]. Réponds en trois parties : ce qui a réellement bougé, ce dont l'écart est trop petit pour vouloir dire quelque chose, et la seule action que tu me conseilles pour le mois prochain. Ne commente aucun chiffre que je ne t'ai pas donné.

À indiquer sur : La pièce validée à l'étape 6

Le logiciel suggère les rapprochements ; à toi de les accepter ou non. Une ligne restée seule, c'est une pièce manquante, ou rattachée ailleurs par erreur.

Les doublons classiques :

• la même facture reçue par mail et prise en photo
• un abonnement mensuel rattaché à la pièce du mauvais mois
• un acompte, puis la facture finale du même montant

Règle simple : une ligne bancaire, une pièce. Il en manque une ? Réclame-la au fournisseur cette semaine.

Pas indispensable, mais ça aidePennylane suggère les rapprochements entre factures et transactions et lettre automatiquement les comptes de tiers. Shine rattache automatiquement aux transactions les reçus photographiés dans son appli. PennyLaneShine

À indiquer sur : Les transactions de ton compte pro, dans le logiciel

Un accès direct lui évite les relances par mail, et à toi les envois de dossiers compressés.

Avant chaque échéance qu'il t'a fixée :

• aucune pièce en attente de validation
• aucune ligne bancaire sans justificatif, ou une note qui explique pourquoi
• tes questions regroupées en un seul message

Qui prépare quoi dépend de ta lettre de mission. Ta part : des pièces justes et complètes.

Pas indispensable, mais ça aideShine annonce un accès dédié pour ton expert-comptable et des exports complets de transactions et de justificatifs. Pennylane propose aussi un logiciel de production comptable utilisé par des cabinets. ShinePennyLane

J'ai livré [ce que tu as livré] le [date]. Le devis annonçait [ce qu'il annonçait]. Rédige un procès-verbal de réception en français, une page maximum : ce qui a été livré point par point, la date, une case pour les réserves éventuelles, et la signature des deux parties. Neutre et factuel, sans formule commerciale.

À indiquer sur : Ta lettre de mission (étape 2)

Les pièces comptables se gardent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Pour le fisc, c'est au moins 6 ans.

À retenir :

• facture électronique : garde le fichier d'origine
• papier numérisé : copie conforme, PDF sécurisé et horodaté, sinon garde le papier
• vérifie que ton logiciel exporte toutes tes pièces si tu le quittes

Un doute sur un document ? Le simulateur officiel donne sa durée de conservation.

Sur les sites officielsDélais de conservation des documents de l'entreprise (Service Public Entreprendre) ↗Simulateur : combien de temps conserver un document professionnel ↗BOFiP – Conservation des documents (BOI-CF-COM-10-10-30) ↗

Voici mes chiffres du mois, copiés depuis mon outil de mesure : [colle ici]. Le mois précédent : [colle ici]. Mon objectif est [ton objectif]. Réponds en trois parties : ce qui a réellement bougé, ce dont l'écart est trop petit pour vouloir dire quelque chose, et la seule action que tu me conseilles pour le mois prochain. Ne commente aucun chiffre que je ne t'ai pas donné.

À indiquer sur : Le dossier de chaque exercice clôturé