Bilan comptable et dépôt des comptes annuels : le calendrier, de la clôture au greffe
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Chaque année, une société doit faire trois choses avec ses comptes : les établir à la clôture de l'exercice, les faire approuver par les associés, puis les déposer au greffe. Le tout tient en sept mois pour un exercice clos le 31 décembre. Ce guide te donne le calendrier, les documents à préparer, le coût du dépôt et les deux façons de garder tes chiffres confidentiels quand ta société est petite.
Qui est concerné
- Concernées : les SARL et EURL, les SAS et SASU, les SA, la plupart des SNC, les sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAS…).
- Pas concernés par le dépôt : le micro-entrepreneur, qui tient un livre des recettes mais ne fait pas de bilan, et l'entrepreneur individuel au réel, qui fait un bilan pour sa déclaration fiscale mais ne le dépose pas au greffe.
Le calendrier, pour un exercice clos le 31 décembre
| Quand | Quoi |
|---|---|
| 31 décembre | Clôture de l'exercice : inventaire des stocks, relevé de la banque et de la caisse à cette date |
| Janvier à avril | Écritures de fin d'exercice et établissement des comptes annuels, seul ou avec ton expert-comptable |
| Début mai | Liasse fiscale et déclaration de résultat à télétransmettre (le 2e jour ouvré après le 1er mai, avec 15 jours de plus en ligne) |
| Avant le 30 juin | Approbation des comptes par les associés, dans les 6 mois de la clôture |
| Avant le 31 juillet | Dépôt au greffe : 1 mois après l'approbation, porté à 2 mois si tu déposes en ligne |
| Avant le 30 septembre | Versement des dividendes votés, au plus tard 9 mois après la clôture |
Si ton exercice ne finit pas le 31 décembre, décale chaque date d'autant : la liasse est due 3 mois après la clôture, l'approbation 6 mois après. En SAS, les statuts peuvent fixer un autre délai d'approbation, mais 6 mois reste l'usage. Si tu ne peux pas tenir les 6 mois, demande une prolongation au président du tribunal de commerce avant l'échéance.
Étape 1 : établir les comptes annuels
Les comptes annuels comprennent trois documents :
- Le bilan : ce que la société possède (actif : matériel, stocks, créances clients, trésorerie) et ce qu'elle doit (passif : capital, résultat, emprunts, dettes fournisseurs et sociales), à la date de clôture.
- Le compte de résultat : les produits et les charges de l'année, et le bénéfice ou la perte qui en sort.
- L'annexe : les explications chiffrées (méthodes, engagements, détail de certains postes). Les plus petites sociétés en sont dispensées, les petites peuvent la simplifier.
Avant de les sortir, il faut passer les écritures de fin d'exercice. Les plus fréquentes :
- Rapprocher chaque compte bancaire de son relevé au 31 décembre.
- Compter le stock et le valoriser.
- Calculer les amortissements du matériel et des logiciels.
- Enregistrer les charges à payer (une facture de décembre reçue en janvier) et les produits constatés d'avance (un abonnement encaissé pour l'année suivante).
- Passer une provision sur les créances clients qui risquent de ne pas être payées.
Rien n'oblige une société à prendre un expert-comptable. En pratique, la plupart en prennent un pour cette étape, parce que la liasse fiscale suit directement les comptes. Prépare-lui tes relevés, tes factures et ton état des stocks dès janvier : c'est ce qui fait tenir le calendrier.
Étape 2 : faire approuver les comptes
Le dirigeant présente les comptes aux associés, qui les approuvent et décident de l'affectation du résultat : mise en réserve, report à nouveau, dividendes. En SARL, le gérant y joint un rapport de gestion. La décision prend la forme d'un procès-verbal d'assemblée ou d'une décision écrite.
Dans une EURL ou une SASU dont l'associé unique est aussi le dirigeant, c'est plus simple : il approuve seul, et la décision d'approbation n'a pas à être déposée au greffe. Elle doit seulement figurer dans le registre des décisions.
Si ta société dépasse deux des trois seuils (4 millions d'euros de total de bilan, 8 millions de chiffre d'affaires hors taxes, 50 salariés), un commissaire aux comptes doit certifier les comptes avant l'approbation, et son rapport sera joint au dépôt.
Étape 3 : déposer au greffe
Le dépôt se fait en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises, par le dirigeant ou par un mandataire (expert-comptable, avocat). Les fichiers sont en PDF, et la signature passe par FranceConnect+, gratuit, ou par une signature électronique payante. Le dépôt papier au greffe reste possible.
Les pièces à joindre :
- le bilan, le compte de résultat et l'annexe s'il y en a une ;
- la proposition et la décision d'affectation du résultat (extrait du procès-verbal d'approbation) ;
- le rapport du commissaire aux comptes, s'il y en a un ;
- la déclaration de confidentialité, si tu en fais une (voir plus bas).
Le dépôt coûte un peu plus de 40 € TTC : 44,14 € par correspondance et 42,58 € au guichet selon les barèmes des greffes en vigueur depuis mars 2026, publication au BODACC comprise. Le prix est le même avec une déclaration de confidentialité. Le greffe vérifie le dossier, puis les comptes sont publiés et consultables par tous, sauf confidentialité.
Garder tes comptes confidentiels
Tes clients, tes fournisseurs et tes concurrents peuvent lire tes comptes déposés. Une petite société peut limiter ce qu'ils voient, en joignant une déclaration de confidentialité au dépôt. Les catégories se jugent sur deux des trois critères, appliquées aux exercices ouverts depuis le 1er janvier 2024 :
| Taille | Ne pas dépasser deux des trois seuils | Ce que tu peux garder confidentiel |
|---|---|---|
| Micro-entreprise | 450 000 € de bilan, 900 000 € de chiffre d'affaires, 10 salariés | Tous les comptes annuels |
| Petite entreprise | 7,5 millions € de bilan, 15 millions € de chiffre d'affaires, 50 salariés | Le compte de résultat seulement : le bilan reste public |
Ici, « micro-entreprise » désigne une catégorie de taille de société, pas le régime du micro-entrepreneur. Certaines sociétés ne peuvent pas demander la confidentialité totale, notamment celles d'un groupe qui publie des comptes consolidés, et les holdings dont l'activité est de gérer des participations.
Avant de cocher la case, réfléchis à qui lit tes comptes. Un banquier, un gros client ou un futur repreneur te les demandera de toute façon. Les administrations et la Banque de France y ont accès dans tous les cas.
Si tu ne déposes pas
- Une amende pénale de 1 500 € par manquement, 3 000 € en cas de récidive.
- Une injonction de déposer sous un mois, prononcée par le président du tribunal de commerce, souvent avec une astreinte par jour de retard.
- Une alerte : un défaut de dépôt fait partie des signaux que suit le tribunal pour repérer les entreprises en difficulté, et il peut convoquer le dirigeant.
Si les chiffres sont mauvais, ne pas déposer ne les cache pas : ça attire au contraire l'attention. Mieux vaut déposer et regarder les solutions (voir mandat ad hoc ou conciliation).
Ta check-list de l'année
- En janvier : envoyer relevés, factures et état des stocks au 31 décembre.
- Avant fin avril : relire les comptes avec ton expert-comptable.
- Début mai : vérifier que la liasse fiscale est partie.
- Avant le 30 juin : approuver les comptes et décider de l'affectation du résultat.
- Avant le 31 juillet : déposer en ligne, avec la déclaration de confidentialité si elle te convient.
- Garder le procès-verbal et le récépissé de dépôt avec tes statuts.
En résumé
- Comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe.
- Approbation dans les 6 mois de la clôture, dépôt dans le mois qui suit (2 mois en ligne).
- Dépôt en ligne sur le guichet unique, pour un peu plus de 40 € TTC.
- Une petite société peut garder son compte de résultat, ou tous ses comptes si elle est assez petite, confidentiels.
Délais, pièces et sanctions d'après la fiche Dépôt des comptes annuels de service-public.fr et le site de la justice ; tarifs d'après les barèmes des greffes en vigueur depuis le 1er mars 2026. Vérifie le montant affiché au moment du paiement.