Note de frais et indemnités kilométriques : ce que ta société peut te rembourser, barème 2026
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Tu paies un déjeuner client, un billet de train ou un trajet avec ta voiture pour ta société : la note de frais permet à la société de te rembourser, sans cotisations ni impôt sur le revenu, à condition que la dépense soit professionnelle et justifiée. Ce guide explique qui peut faire une note de frais, les justificatifs à garder, le calcul des indemnités kilométriques avec le barème en vigueur et les plafonds des repas.
Qui peut faire une note de frais
| Ta situation | Comment tes frais sont pris en compte |
|---|---|
| Président de SAS ou SASU, assimilé salarié | Note de frais remboursée par la société, sans cotisations ni impôt si elle est justifiée |
| Gérant d'EURL ou de SARL à l'impôt sur les sociétés | Note de frais remboursée par la société, dans les mêmes conditions de justification |
| Entrepreneur individuel au réel | Pas de note de frais : tu passes la dépense directement en charge dans ta comptabilité |
| Micro-entrepreneur | Pas de note de frais ni de charge déductible : l'abattement forfaitaire sur ton chiffre d'affaires couvre tes frais |
Les trois conditions d'un frais remboursable
- Il est engagé dans l'intérêt de la société : une visite chez un client, un salon, un achat de matériel, pas une dépense personnelle.
- Il correspond à une dépense réelle, que tu as payée toi-même.
- Il est justifié : une facture ou un reçu détaillé. Un relevé bancaire prouve que tu as payé, pas ce que tu as acheté ni pourquoi.
Pour chaque ligne de ta note, garde la date, le lieu, la nature de la dépense, le motif, le montant hors taxes, la TVA et le total. Pour un repas d'affaires, ajoute le nom et la société des invités. Pour récupérer la TVA, la facture doit être au nom de la société ; au-delà de 150 € HT, demande une vraie facture plutôt qu'un ticket.
Les indemnités kilométriques
Quand tu utilises ta voiture personnelle pour un déplacement professionnel, la société peut te rembourser selon le barème kilométrique fiscal. Le barème couvre tout : carburant, entretien, assurance, usure du véhicule. Tu ne peux donc pas ajouter tes pleins d'essence en plus. Les péages et le stationnement, eux, se remboursent à part, sur justificatif.
Le barème applicable aux revenus 2025, publié en 2026, est le même depuis trois ans (d = distance parcourue à titre professionnel dans l'année, en km) :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Pour une voiture 100 % électrique, le résultat est majoré de 20 %. Les deux-roues ont leur propre barème. La puissance fiscale figure sur la carte grise (case P.6).
Exemple : avec une voiture de 5 CV, tu fais 3 000 km professionnels dans l'année. Le remboursement est de 3 000 × 0,636 = 1 908 €. Si tu en fais 8 000, c'est (8 000 × 0,357) + 1 395 = 4 251 €.
Ce qu'il faut pour que l'indemnité tienne en cas de contrôle :
- la carte grise de la voiture à ton nom, la voiture n'étant pas à la société ;
- un relevé de chaque trajet : date, départ et arrivée, kilomètres, motif (le client visité, le salon) ;
- la puissance fiscale indiquée sur la note.
Le trajet entre ton domicile et ton lieu de travail habituel n'est pas, en principe, un déplacement professionnel. Il suit des règles à part : vérifie-les avec ton expert-comptable avant de l'inscrire sur ta note.
Comme l'indemnité est un forfait, elle ne donne pas droit à une récupération de TVA.
Les repas : les plafonds de 2026
Pour un salarié ou un dirigeant assimilé salarié, les indemnités de repas forfaitaires échappent aux cotisations dans ces limites :
| Situation | Limite par repas en 2026 |
|---|---|
| Repas pris sur le lieu de travail, imposé par les horaires | 7,50 € |
| Repas hors des locaux, sans restaurant (chantier, client) | 10,40 € |
| Repas au restaurant pendant un déplacement | 21,40 € |
Ces limites valent pour un forfait versé sans justificatif. Si la société rembourse la dépense réelle sur facture, c'est le montant de la facture qui compte, à condition qu'il reste raisonnable.
Le repas d'affaires, avec un client ou un partenaire, n'a pas de plafond fixé : il doit être justifié par la facture, le nom des invités et le motif, et rester en proportion avec l'enjeu.
Si tu es entrepreneur individuel au réel, ton repas seul pris sur la route ne se déduit qu'en partie : pour 2026, tu retires 5,50 € (la valeur d'un repas pris chez toi) et tu ne peux pas dépasser 21,40 €, soit 15,90 € de déduction au plus par repas.
Si le frais n'est pas justifié
- Le remboursement devient de la rémunération : l'Urssaf réclame les cotisations, avec des majorations, et tu paies l'impôt sur le revenu dessus.
- La société perd la déduction de la charge, réintégrée dans son résultat imposable.
- Une dépense personnelle payée par la société peut aller jusqu'à l'abus de biens sociaux.
Organiser tes notes de frais
- Écris une courte politique de frais : ce qui est remboursé, les plafonds, le délai de dépôt. En SASU ou en EURL, une décision de l'associé unique suffit.
- Fais une note par mois, sur un même modèle, avec le justificatif rattaché à chaque ligne.
- Tiens ton relevé de trajets au fil de l'eau, pas en fin d'année.
- Fais-toi rembourser par virement de la société sur ton compte personnel.
- Conserve les justificatifs 10 ans, la durée des pièces comptables : ils serviront aussi à tes comptes annuels (voir le bilan et le dépôt des comptes).
En résumé
- Note de frais : pour le dirigeant de société ; pas pour le micro-entrepreneur, ni pour l'entrepreneur individuel, qui passe ses charges directement.
- Frais dans l'intérêt de la société, réel et justifié par une facture.
- Indemnités kilométriques : barème fiscal (5 CV jusqu'à 5 000 km : d × 0,636), carburant compris, carte grise à ton nom, relevé des trajets.
- Repas en déplacement : 21,40 € par repas pour une indemnité forfaitaire en 2026.
Plafonds 2026 d'après le BOFiP (version du 17 février 2026) ; barème kilométrique d'après la brochure pratique 2026 de la déclaration des revenus 2025 sur impots.gouv.fr. Le barème est publié chaque année au printemps : vérifie-le avant ta note de décembre.