Fiche de paie : les mentions obligatoires, comment la faire et combien de temps la garder
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Dès que tu verses un salaire, tu dois remettre une fiche de paie (le bulletin de paie), à chaque versement, quel que soit le montant. Son contenu est fixé par la loi, sa présentation par un modèle officiel, et une erreur coûte une amende par bulletin. Ce guide explique ce qui doit y figurer, comment la lire, comment la produire quand on n'est pas spécialiste, et combien de temps la garder. Pour la première embauche, voir embaucher son premier salarié et la DPAE.
Ce qui doit figurer sur la fiche de paie
Le bulletin se lit en quatre blocs, dans cet ordre (Lefebvre Dalloz, mars 2026) :
| Bloc | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Identification | Nom et adresse de l'employeur, SIRET, code APE, convention collective applicable ; nom du salarié, emploi, classification (niveau, coefficient) |
| Travail et rémunération | Période et nombre d'heures travaillées (normales et supplémentaires), salaire de base, primes, heures supplémentaires, absences, salaire brut |
| Cotisations | Les cotisations regroupées par risque (santé, accidents du travail, retraite, chômage…), avec la part salarié et la part employeur ; les exonérations dont tu bénéficies |
| Totaux | Le montant net social, le net avant impôt, le prélèvement à la source (assiette, taux, montant), le net à payer et sa date de versement, les congés payés acquis et pris, le coût total pour l'employeur |
Le bulletin mentionne aussi l'adresse du site service-public.fr, qui renseigne le salarié sur ses droits. En cas d'activité partielle, les heures indemnisées et les sommes versées doivent apparaître.
Le montant net social
Obligatoire depuis juillet 2023, c'est le revenu net après toutes les cotisations et contributions sociales obligatoires du salarié. Il sert au calcul de certaines prestations, comme la prime d'activité. Il est différent du net à payer, qui tient compte d'autres retenues, comme la mutuelle ou le prélèvement à la source.
Ce qui ne doit jamais y figurer
L'exercice du droit de grève et l'activité de représentant du personnel. Une absence non payée apparaît, mais sous un libellé neutre.
Comment la produire
| Solution | Pour qui | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|---|
| Le titre emploi service entreprise (TESE) de l'Urssaf | Les petites entreprises qui veulent le plus simple | L'Urssaf calcule les cotisations et édite le bulletin à partir de ce que tu déclares ; il remplace aussi la DPAE et la déclaration sociale mensuelle |
| Un logiciel de paie | Ceux qui veulent garder la main | Il calcule, édite et envoie la déclaration sociale nominative ; vérifie qu'il gère ta convention collective |
| Ton expert-comptable ou un service de paie | Ceux qui préfèrent déléguer | Tu transmets chaque mois les heures, absences et primes ; demande un tarif par bulletin |
Quelle que soit la solution, c'est toi qui restes responsable de ce qui figure sur le bulletin : confier la paie à un logiciel ou à un cabinet ne transfère pas cette responsabilité.
Chaque mois, la paie va avec la déclaration sociale nominative (DSN), qui transmet les salaires et les cotisations aux organismes sociaux, sauf si tu passes par le TESE.
Papier ou électronique
Tu peux remettre le bulletin sous forme électronique, sauf si le salarié s'y oppose. Préviens-le de ce droit à l'embauche, ou un mois avant le premier bulletin électronique, par un moyen qui donne une date certaine (courrier, courriel avec accusé). Il peut s'opposer à tout moment ; son choix s'applique au plus tard trois mois après.
Combien de temps la garder
- Toi, employeur : un double de chaque bulletin pendant 5 ans, et les pièces comptables 10 ans ; garde-les 10 ans pour simplifier (Swim, septembre 2026).
- Le bulletin électronique : il doit rester accessible au salarié pendant 50 ans, ou jusqu'à ses 75 ans.
- Le salarié : sans limite de durée, pour sa retraite.
Les erreurs qui coûtent
- Un bulletin absent ou incomplet : une amende par bulletin concerné, jusqu'à 450 € pour une personne physique et 2 250 € pour une société.
- Des heures volontairement sous-déclarées : c'est du travail dissimulé, avec des sanctions pénales et, pour le salarié, une indemnité de six mois de salaire.
- Croire que le bulletin prouve le paiement : il ne le prouve pas ; garde tes relevés bancaires, c'est à toi de prouver que le salaire a été versé.
- Oublier la convention collective : elle fixe souvent un salaire minimum, des primes et des majorations qui priment sur le contrat.
En résumé
- Un bulletin à chaque versement de salaire, au modèle officiel, en quatre blocs.
- Le montant net social, le prélèvement à la source et le coût employeur doivent y figurer.
- TESE, logiciel ou expert-comptable : choisis selon le temps que tu veux y passer ; tu restes responsable.
- Un double pendant au moins 5 ans, 10 conseillés.