DPAE : la déclaration préalable à l'embauche, quand et comment la faire
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La DPAE, déclaration préalable à l'embauche, est la première formalité de toute embauche d'un salarié, CDI, CDD, contrat d'un jour ou apprenti. Elle se fait en ligne, en dix minutes, et elle déclenche à elle seule plusieurs démarches : l'immatriculation du salarié, son affiliation à l'assurance chômage, l'inscription à la médecine du travail. L'oublier expose à des sanctions lourdes, parce que c'est elle qui distingue un salarié déclaré d'un travail dissimulé. Ce guide te dit quand la faire, comment, avec quelles informations, et ce qui vient après. Pour l'ensemble de la première embauche, voir embaucher son premier salarié.
Quand la faire
- Au plus tôt huit jours avant l'embauche ;
- au plus tard juste avant la prise de poste, la veille ou le matin même avant que le salarié commence.
La période d'essai fait partie de l'embauche : la DPAE se fait avant le premier jour d'essai, pas après. Une DPAE par salarié et par embauche, même pour un contrat d'une journée (net-entreprises.fr).
Comment la faire
- Si c'est ton premier salarié, crée d'abord ton compte employeur sur urssaf.fr.
- Fais la déclaration en ligne, sur urssaf.fr ou sur net-entreprises.fr, ou directement depuis ton logiciel de paie. Il n'y a pas de formulaire papier, et l'envoi par courriel n'est plus accepté depuis 2022.
- Garde l'accusé de réception, délivré aussitôt après la validation : c'est ta preuve en cas de contrôle.
Les informations à avoir sous la main
| Sur l'entreprise | Sur le salarié | Sur l'embauche |
|---|---|---|
| Dénomination, adresse, SIRET, code APE | Nom, prénoms, sexe | Date et heure d'embauche |
| Service de santé au travail auquel tu adhères (ou que tu choisis) | Numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance | Type de contrat (CDI, CDD avec sa date de fin) |
| Nationalité | Durée de la période d'essai, nature de l'emploi |
Si le salarié n'a pas encore de numéro de sécurité sociale, la DPAE se fait quand même : la demande d'immatriculation part avec elle.
Ce que la DPAE fait à ta place
- la déclaration de ta première embauche dans l'établissement, si c'est la première ;
- la demande d'immatriculation du salarié au régime général ;
- son affiliation à l'assurance chômage ;
- ton adhésion à un service de santé au travail et la demande de visite d'information et de prévention.
Ce que tu dois faire ensuite
- Informer le salarié : remets-lui une copie de l'accusé de réception, ou indique dans son contrat de travail l'organisme qui a reçu la DPAE.
- Inscrire le salarié au registre unique du personnel, le jour de son arrivée.
- Signer le contrat de travail, écrit obligatoirement pour un CDD, un temps partiel ou un apprenti, et en pratique toujours souhaitable.
- Mettre en place la mutuelle d'entreprise, obligatoire dès le premier salarié.
- Faire la première paie, puis la déclaration sociale nominative chaque mois.
Si tu as oublié ou fait une erreur
- Une erreur dans une DPAE déjà envoyée : tu peux l'annuler et en refaire une, en ligne.
- Une DPAE oubliée : fais-la tout de suite. Les sanctions prévues vont d'une pénalité administrative (300 fois le minimum garanti horaire, par salarié non déclaré) jusqu'aux peines du travail dissimulé : 45 000 € d'amende et trois ans d'emprisonnement pour une personne physique, 225 000 € pour une société (Alptis, d'après l'Urssaf, mai 2025).
Les cas particuliers
Un extra d'un soir ou un CDD d'une journée ?
Oui, une DPAE est due pour chaque embauche, même très courte. Pour des contrats courts répétés, ton logiciel de paie ou net-entreprises garde les informations du salarié et préremplit la déclaration suivante.
Un stagiaire ?
Non : un stagiaire n'est pas un salarié, il a une convention de stage signée avec son école, pas de DPAE.
Un apprenti ?
Oui, comme pour tout salarié. Le contrat d'apprentissage est en plus transmis à ton opérateur de compétences pour être enregistré. Voir recruter un apprenti.
Un salarié étranger ?
Avant l'embauche d'un salarié qui n'est pas ressortissant de l'Union européenne, vérifie son autorisation de travail auprès de la préfecture, au moins deux jours ouvrables avant la prise de poste, puis fais la DPAE comme pour tout salarié.
Le TESE, pour simplifier ?
Le titre emploi service entreprise (TESE), proposé par l'Urssaf aux petites entreprises, regroupe la déclaration d'embauche, le calcul des cotisations et le bulletin de paie. Si tu y adhères, tu ne fais pas de DPAE séparée : la déclaration passe par le TESE.
En résumé
- Entre huit jours avant et juste avant la prise de poste, pour chaque embauche.
- En ligne, sur urssaf.fr, net-entreprises.fr ou ton logiciel de paie.
- L'accusé de réception à garder, et une copie pour le salarié.
- Puis le registre du personnel, le contrat, la mutuelle et la paie.