Embaucher son premier salarié, de la DPAE à la première paie

Ton premier salarié arrive bientôt. Entre le moment où tu fixes sa date d’arrivée et le versement de son premier salaire, une dizaine de démarches s’enchaînent, chacune avec son propre délai. Ce guide les remet dans l’ordre chronologique, indique pour chaque étape le type d’outil qui peut s’en charger, et pointe les oublis qui reviennent le plus souvent chez les nouveaux employeurs.

Avant de commencer : décide qui fera la paie

Cette décision conditionne toutes les étapes suivantes, car la déclaration mensuelle aux organismes sociaux (la DSN) se produit à partir de la paie. Une fiche officielle rappelle qu’un logiciel de paie compatible DSN est nécessaire pour la faire soi-même. Tu as trois voies :

• Le Tese de l’Urssaf (titre emploi service entreprise) : un service gratuit qui intègre la DPAE et calcule les cotisations. L’Urssaf précise qu’il faut y adhérer avant d’effectuer une première DSN. Depuis le 1er janvier 2026, il peut servir pour tous tes salariés ou seulement pour des embauches ponctuelles.
• Un logiciel de paie que tu utilises toi-même, par exemple Payfit, qui annonce sur son site la génération des bulletins, la DSN et les formalités d’embauche comme la DPAE.
• Un tiers déclarant, le plus souvent ton expert-comptable, qui produit bulletins et DSN pour toi. Beaucoup de cabinets travaillent sur des logiciels comme Silae, que l’éditeur diffuse auprès des entreprises par l’intermédiaire de cabinets et d’intégrateurs partenaires.

Pour trancher, pose-toi deux questions : combien de temps veux-tu consacrer à la paie chaque mois, et ta convention collective comporte-t-elle des règles particulières (primes, majorations, prévoyance) que tu ne maîtrises pas ? Plus la réponse à la seconde est oui, plus la délégation se justifie.

Le calendrier en un coup d’œil

Étape par étape, de J-8 à la première DSN

J-8 à la veille : la DPAE

La déclaration préalable à l’embauche se transmet à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche (fiche vérifiée le 1er juin 2026). Envoyée plus de 8 jours avant, elle sort du délai prévu ; envoyée après l’arrivée, elle est en retard. Le bon réflexe : la programmer dans la semaine qui précède le premier jour.

Pour un premier salarié, la déclaration sur le site de l’Urssaf te permet en même temps de créer ton compte employeur. La DPAE vaut aussi immatriculation de l’employeur, affiliation à l’assurance chômage, demande de visite d’information et de prévention et affiliation aux institutions de retraite. Prépare à l’avance :

• ton numéro Siret (ou le numéro de liasse si l’immatriculation est en cours) et ton code APE ;
• les coordonnées de ton service de santé au travail ;
• l’identité du salarié et son numéro de sécurité sociale s’il en a un ;
• la date et l’heure d’embauche prévues ;
• pour un CDI ou un CDD de plus de 6 mois, la nature et la durée du contrat et de la période d’essai.

Sans DPAE, la pénalité administrative est de 1 305 € par salarié concerné, sans compter l’amende pénale. Un outil de planning comme Skello annonce l’envoi automatique des DPAE à la création d’une nouvelle recrue, ce qui évite de dépendre de ta mémoire si tu embauches régulièrement.

Le jour J : registre, copie de la DPAE, contrat

Le registre unique du personnel doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié (fiche vérifiée le 5 février 2026). Aucun format n’est imposé, mais les mentions le sont : nom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, type de contrat. Un registre absent ou incomplet peut coûter jusqu’à 750 € d’amende par salarié. Skello indique proposer un registre du personnel dans son module SIRH ; un simple tableur bien tenu suffit aussi.

Remets au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. Cette obligation est remplie si le contrat écrit mentionne l’organisme destinataire de la déclaration : ajoute cette ligne dans ton modèle de contrat une fois pour toutes.

Dans les 7 jours, puis dans le mois : les informations écrites

Au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche, le salarié doit avoir reçu par écrit les informations principales : identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, période d’essai, éléments de rémunération, durée du travail, conditions des heures supplémentaires. Un contrat complet couvre l’essentiel.

Au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche viennent les informations sur la formation, les congés payés, la procédure de rupture, la convention collective applicable, les régimes obligatoires et les contrats de prévoyance et de frais de santé collectifs. Informe aussi le salarié qu’il aura un entretien de parcours professionnel au cours de sa première année.

Dès l’arrivée : la complémentaire santé

Aucune des démarches précédentes ne te la rappelle, d’où le risque de l’oublier. Tu dois faire bénéficier tous tes salariés d’une complémentaire santé collective, quelle que soit leur ancienneté, et financer au moins 50 % de la cotisation (fiche vérifiée le 15 mai 2024). Souscris le contrat avant l’arrivée pour que ton salarié soit couvert dès son premier jour. Il peut être dispensé d’adhérer dans certaines situations ; garde alors une trace de sa demande et de son justificatif. Vérifie aussi si ta convention collective impose un organisme ou un niveau de garanties.

Dans les 3 mois : la visite d’information et de prévention

La DPAE déclenche la demande, mais c’est à toi de t’assurer que la visite a lieu dans un délai maximum de 3 mois après la prise de poste (fiche vérifiée le 20 octobre 2025). Pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, elle doit avoir lieu avant l’affectation au poste ; pour un apprenti majeur, dans les 2 mois. Le défaut d’organisation est passible d’une amende de 1 500 €. Note la date limite dans ton agenda dès l’arrivée et relance ton service de santé au travail si rien n’est fixé après un mois.

Fin du premier mois : le premier bulletin

Le bulletin reprend le salaire, les primes et les avantages en nature, qui servent de base aux cotisations. C’est toi qui retiens la part salariale et la reverses avec la part patronale, ainsi que le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, intégré à la DSN. Si ton salarié travaille en horaires variables, un outil de planning et de suivi des temps qui exporte les heures vers la paie, comme Skello d’après son éditeur, évite de ressaisir les variables chaque mois.

Le mois suivant : la DSN et le paiement

Sous 50 salariés, la DSN mensuelle doit être transmise au plus tard le 15 du mois qui suit la période travaillée, et les cotisations payées à la même échéance (fiche vérifiée le 4 mai 2026). Sous 11 salariés, une option permet un paiement trimestriel des cotisations. La DSN reste mensuelle dans tous les cas. Un arrêt de travail ou une fin de contrat se signale à part, dans les 5 jours ouvrés.

Après chaque envoi, consulte le tableau de bord DSN sur net-entreprises.fr : les organismes y déposent des comptes rendus d’anomalies. Les corriger rapidement évite qu’elles ne s’accumulent.

Les erreurs fréquentes

• Envoyer la DPAE trop tôt : déclarer dès la signature de la promesse d’embauche, trois semaines avant l’arrivée, sort de la fenêtre des 8 jours.
• Faire commencer le salarié avant la DPAE, même pour une demi-journée d’essai : c’est l’absence de déclaration qui est sanctionnée.
• Oublier la mutuelle parce que le salarié est déjà couvert ailleurs : la dispense n’est possible que dans certaines situations, elle ne se présume pas.
• Laisser filer la visite médicale en pensant que la DPAE suffit : elle ne fait que déclencher la demande.
• Changer d’outil de paie en cours de route sans prévenir : si tu utilises le Tese pour certains salariés et un tiers déclarant pour d’autres, la DSN doit être fractionnée et ton tiers déclarant informé.
• Transmettre la DSN en retard le premier mois : la pénalité pour retard de transmission est de 60 € par salarié et par mois de retard. L’Urssaf indique toutefois qu’un premier oubli ou retard n’entraîne pas de majorations de retard.

Si tu préfères être accompagné, l’Urssaf propose aux nouveaux employeurs un service « Première embauche » et une visite conseil avec un spécialiste, présentés sur sa page dédiée aux démarches d’embauche.

Sources officielles

• Urssaf : nouvel employeur, vos démarches liées à l’embauche
• Entreprendre Service Public : procédure et formalités d’embauche d’un salarié du secteur privé
• Entreprendre Service Public : déclaration sociale nominative (DSN)
• Entreprendre Service Public : registres obligatoires dans l’entreprise
• Service Public : visite d’information et de prévention
• Service Public : complémentaire santé d’entreprise
• Entreprendre Service Public : DPAE sur net-entreprises