Accueillir un stagiaire : à partir de quand le payer, et combien

Tu vas accueillir un étudiant en stage et tu te demandes si tu dois le payer, combien, et ce que ça va te coûter au total. La règle tient en une phrase, mais son application pose des questions dès que le stage est à temps partiel, qu'il traverse le 1er janvier ou que le stagiaire s'absente. Ce guide te donne la méthode de calcul, des exemples chiffrés et les points à écrire dans la convention avant de la signer.

La règle : 2 mois de présence, soit 308 heures

La gratification devient obligatoire quand le stage dure plus de 2 mois au cours de la même année scolaire ou universitaire, ce qui correspond à 44 jours à 7 heures par jour, ou à partir de la 309e heure de présence, même si le stage n'est pas continu (Service Public Entreprendre, fiche vérifiée le 1er janvier 2026). En dessous, tu n'as pas d'obligation de payer, mais tu peux le faire.

Le point qui change tout : la durée se compte en présence effective, pas en mois de calendrier. 7 heures de présence valent 1 jour, et 22 jours de présence valent 1 mois (Service Public Entreprendre, Stages : obligations de l'employeur, 2026). Deux mois de stage, c'est donc 2 × 22 × 7 = 308 heures.

Une fois le seuil franchi, la gratification est due dès le 1er jour du stage, et pas seulement à partir de la 309e heure (F32131, 2026).

Combien : 4,50 € par heure de présence en 2026

Le minimum légal est de 4,50 € par heure de stage en 2026, soit 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale fixé à 30 € (F32131, 2026). Ce plafond change chaque année au 1er janvier.

Avant de retenir ce montant, ouvre ta convention collective : certaines branches fixent un montant supérieur, et c'est alors lui qui s'applique (F32131, 2026). Le taux horaire retenu doit figurer dans la convention de stage.

Exemple 1 : un stage à temps partiel

Ton stagiaire vient 3 jours par semaine, 7 heures par jour, soit 21 heures par semaine. Le calendrier ne compte pas, seules les heures comptent :

• 14 semaines de stage : 14 × 21 = 294 heures. Tu restes sous les 309 heures, la gratification n'est pas obligatoire, alors que le stage s'étale sur plus de 3 mois de calendrier.
• 16 semaines de stage : 16 × 21 = 336 heures. Tu dépasses le seuil : tu dois 336 × 4,50 € = 1 512 €, calculés sur toutes les heures depuis le premier jour.

Si tu envisages de prolonger un stage par avenant, refais ce calcul avant de signer : quelques semaines de plus peuvent faire passer le stage au-dessus du seuil, et la gratification porte alors sur toute la durée.

Exemple 2 : un stage à cheval sur deux années civiles

Ton stagiaire est présent du 1er décembre 2026 au 28 février 2027, à temps plein. Avec tes jours de fermeture, ça donne 140 heures en décembre, 147 heures en janvier et 140 heures en février, soit 427 heures : le seuil est franchi.

• Décembre 2026 : 140 × 4,50 € = 630 €.
• Janvier et février 2027 : 287 heures au taux de 2027, qui dépend du plafond horaire fixé pour 2027. Si ce plafond restait à 30 €, ce serait 287 × 4,50 € = 1 291,50 €. S'il augmente, le taux horaire augmente aussi.

Quand le plafond change en cours de stage, la convention doit prévoir explicitement la revalorisation de la gratification au 1er janvier (F32131, 2026). Écris par exemple que la gratification est fixée à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur, plutôt qu'un montant figé en euros.

Ne confonds pas deux calendriers : le seuil des 2 mois et la durée maximale de 6 mois se comptent par année d'enseignement (scolaire ou universitaire), alors que le taux change au 1er janvier.

Payer au réel ou lisser : comment choisir

La gratification se verse à la fin de chaque mois, pas en fin de stage. Tu as deux options : payer chaque mois les heures réellement faites, ou lisser le total du stage pour verser chaque mois la même somme (F32131, 2026).

Reprenons l'exemple 1 sur 16 semaines, de mars à juin, avec une semaine d'absence en avril :

Pour décider :

• Le réel suit les heures pointées. Il convient quand l'emploi du temps varie (cours, examens, absences), parce qu'il n'y a rien à régulariser à la fin.
• Le lissage donne au stagiaire un montant fixe, plus simple pour son budget. Mais tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur les heures réelles, et un stage arrêté définitivement à une régularisation globale (F32131, 2026). Sur un stage qui traverse le 1er janvier, tu ne connais pas le taux de l'année suivante au moment de calculer le lissage : prévois une régularisation.

Autre point à vérifier si tu lisses : l'exonération de cotisations s'apprécie par mois civil, en fonction des heures faites dans le mois (Urssaf, Accueillir un stagiaire étudiant). Dans le tableau, avril lissé (378 €) dépasse 63 × 4,50 € = 283,50 €. Avant de lisser sur des mois très inégaux, demande à ton gestionnaire de paie ou à l'Urssaf comment traiter cet écart.

Pour suivre les heures de présence, un outil de suivi du temps comme Clockify ou Toggl Track, ou un simple tableur, suffit. Le simulateur officiel calcule le minimum dû à partir des heures.

Ce que le stage te coûte vraiment

Au montant minimum, la gratification n'est pas soumise aux cotisations sociales, ni à la CSG et à la CRDS (F32131, 2026). Si tu paies plus, seule la part au-dessus de la franchise est soumise aux cotisations de sécurité sociale, à la CSG, à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie et au Fnal ; l'assurance chômage et l'AGS ne sont pas dues (Urssaf).

À ajouter au budget :

• Les transports : tu prends en charge une part de l'abonnement, dans les mêmes conditions que pour tes salariés, en plus de la gratification (F20559, 2026).
• Les repas : le stagiaire a accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que tes salariés (F20559, 2026).
• Les congés, si tu choisis de les payer : c'est facultatif (F20559, 2026). L'Urssaf indique que tu peux ajouter les congés payés prévus au temps de présence pour calculer la gratification (Urssaf).

Ordre de grandeur pour un stage de 6 mois à temps plein : la durée maximale correspond à 924 heures de présence (F20559, 2026), soit 924 × 4,50 € = 4 158 € de gratification minimale en 2026, hors transports et repas.

Pas de DPAE à faire, mais tu inscris le stagiaire dans une partie spécifique du registre unique du personnel et tu tiens la liste des conventions signées. En fin de stage, tu remets une attestation qui mentionne la durée totale et le montant total versé (F20559, 2026). Si tu fais ta paie avec un logiciel, par exemple Payfit, Silae ou Mapaye, vérifie comment il traite le cas particulier du stagiaire.

Les absences

La gratification se calcule sur les heures de présence effective. Pendant un congé de maternité, de paternité ou d'adoption ou une autre autorisation d'absence, la maintenir n'est pas obligatoire (F32131, 2026). Pour un stage de plus de 2 mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence (F20559, 2026). Décide avant la signature si tu paies ou non les congés, et écris-le.

Les erreurs fréquentes

• Compter en mois de calendrier : un stage à temps partiel de 4 mois peut rester sous le seuil, et un stage de 3 mois à temps plein le dépasser. Seules les heures de présence comptent.
• Payer seulement à partir de la 309e heure : au-dessus du seuil, la gratification est due depuis le premier jour.
• Une convention qui fige le taux en euros sur un stage qui traverse le 1er janvier, sans clause de revalorisation.
• Payer en fin de stage : le versement est mensuel.
• Oublier la convention collective, qui peut imposer plus que 4,50 €.
• Intégrer le remboursement des transports dans la gratification : les frais se paient en plus (F20559, 2026).
• Dépasser le nombre de stagiaires : sous 20 salariés, 3 stagiaires au maximum en même temps. Le non-respect des règles des stages expose à une amende administrative jusqu'à 2 000 € par stagiaire, 4 000 € en cas de récidive dans l'année (F20559, 2026).

Sources officielles

• Gratification minimale d'un stagiaire étudiant ou élève dans une entreprise (Service Public Entreprendre, vérifié le 1er janvier 2026)
• Stages : obligations de l'employeur (Service Public Entreprendre, vérifié le 1er janvier 2026)
• Accueillir un stagiaire étudiant (Urssaf)
• Simulateur de la gratification minimale (Service Public Entreprendre)
• Modèle d'attestation de stage (Service Public Entreprendre)