Transforme tes rendez-vous clients en compte rendu, tâches et e-mail de suivi en 10 minutes

La voix et les propos des participants sont des données personnelles. La CNIL rappelle qu'elles ne doivent pas être collectées à leur insu, et qu'on informe au moment où on les recueille.

En pratique :

• une ligne dans l'invitation : l'outil utilisé, à quoi sert l'enregistrement, quand il sera effacé
• une phrase au début, avant de lancer l'outil
• si quelqu'un refuse, tu n'enregistres pas et tu prends des notes

Sur les sites officielsCNIL — Comment informer les personnes (moment, contenu de l'information) ↗CNIL — Les conseils pour utiliser les outils de visioconférence ↗

À indiquer sur : L'invitation au rendez-vous (agenda ou e-mail)

Un résumé automatique ne vaut que par ce qui a été dit clairement. Si les décisions restent floues dans la conversation, elles le resteront dans le compte rendu.

Avant de raccrocher, fais dire à voix haute :

• ce qui a été décidé
• qui fait quoi, et pour quand
• la date du prochain point

Ces trois réponses forment la base du compte rendu et de l'e-mail de suivi.

Pas indispensable, mais ça aideNotta permet de créer des modèles de résumé personnalisés (leur nombre dépend de l'offre) : prépare-en un avec trois rubriques, Décisions, Qui fait quoi, Prochain point, pour que le résumé suive les mêmes trois questions. Notta

À indiquer sur : La fin du rendez-vous

Notta transcrit en français, par un bot qui rejoint Zoom, Meet, Teams ou Webex, ou à partir d'un fichier importé, puis propose un résumé avec les actions.

L'offre gratuite :

• 120 minutes par mois, mais 3 minutes au plus par conversation
• 50 imports de fichiers et 10 résumés IA par mois

Sans payer, dicte donc un débrief de 3 minutes juste après le rendez-vous. Pour le rendez-vous entier, il faut l'offre Pro (jusqu'à 5 heures par enregistrement).

Pas indispensable, mais ça aideNotta et Otter.ai transcrivent et résument des réunions. Les limites indiquées viennent de la page tarifs de Notta ; regarde celles d'Otter.ai sur sa propre page tarifs avant de choisir, en comparant surtout la durée maximale par conversation. NottaOtter.ai

À indiquer sur : L'enregistrement de la visio, ou le débrief dicté sur ton téléphone

La transcription se trompe d'abord sur ce qui compte le plus : noms propres, montants, délais, sigles. Un chiffre faux recopié dans un e-mail devient un engagement.

Vérifie, ligne à ligne :

• l'orthographe des noms, et la raison sociale exacte du client
• chaque montant, quantité et date
• que chaque décision a un responsable
• ce que le résumé ajoute et qui n'a pas été dit : supprime-le

Pas indispensable, mais ça aideNotta permet de modifier la transcription, de rechercher-remplacer un mot dans tout le texte et de renommer les intervenants. Son vocabulaire personnalisé ne couvre que l'anglais et le japonais : il ne t'aidera pas pour des noms français. Notta

Sur les sites officielsAnnuaire des entreprises — vérifier la raison sociale, le SIREN et les dirigeants d'une entreprise ↗

À indiquer sur : Le résumé produit à l'étape précédente

Une action qui reste dans un compte rendu est une action oubliée. Chaque engagement pris de ton côté devient une tâche datée, là où tu regardes chaque matin.

• une tâche par action, avec un verbe : « envoyer le devis », « rappeler Paul »
• la date promise au client, pas celle que tu espères tenir
• les actions du client restent dans l'e-mail, pas dans tes tâches

Une liste papier suffit si c'est elle que tu consultes.

Pas indispensable, mais ça aideTrello, Notion et ClickUp ont une version gratuite pour tenir une liste de tâches. Notta affiche des intégrations avec Notion et ClickUp ; sinon, un copier-coller du résumé suffit. TrelloNotionClickUp

J'ai livré [ce que tu as livré] le [date]. Le devis annonçait [ce qu'il annonçait]. Rédige un procès-verbal de réception en français, une page maximum : ce qui a été livré point par point, la date, une case pour les réserves éventuelles, et la signature des deux parties. Neutre et factuel, sans formule commerciale.

À indiquer sur : Les décisions corrigées à l'étape précédente

Envoyé le jour même, le compte rendu fixe une version commune de ce qui a été dit. Le client corrige tant que c'est frais, et tu gardes une trace écrite datée.

L'e-mail tient en cinq blocs :

• un merci, en une ligne
• les décisions
• tes actions et leurs dates
• ce que tu attends du client
• la date du prochain point

Termine en lui demandant de signaler ce qui serait inexact ou oublié.

Pas indispensable, mais ça aideNotta propose un brouillon d'e-mail de suivi à partir de la réunion (fonction Notta Brain, qui consomme des crédits IA). Relis-le avec la même liste qu'à l'étape 4 avant de l'envoyer. Notta

Quelqu'un vient de [ce qu'il a fait]. Je vends [quoi] à [qui]. L'objection que j'entends le plus est : [l'objection]. Écris trois e-mails à envoyer à trois jours d'intervalle. Le premier remercie et donne une chose utile tout de suite. Le deuxième répond à l'objection sans la nommer frontalement. Le troisième propose un rendez-vous. Objet et corps pour chacun, dix lignes maximum, en français, tutoiement, sans superlatif.

Un prospect m'a écrit ceci : [colle son message]. Ce que je peux avancer de vérifiable : [ta preuve]. Écris trois réponses possibles en français : une courte de trois lignes, une qui s'appuie sur la preuve, une qui propose une alternative moins engageante. Pour chacune, dis en une ligne dans quel cas la choisir. N'invente aucun chiffre ni aucune référence client.

À indiquer sur : Le résumé corrigé et ta liste de tâches

Dans six mois, tu voudras savoir ce qui a été promis à ce client, et quand. La fiche contact garde tout au même endroit.

Dans HubSpot :

• consigne la réunion sur la fiche contact et colle le résumé corrigé
• crée au même moment la tâche de relance
• consigne aussi l'e-mail de suivi envoyé

L'envoi automatique de Notta vers un CRM est réservé à son offre Business : avec les offres Free et Pro, c'est un copier-coller.

Un seul candidat : le CRM gratuit de HubSpot permet de consigner une réunion passée sur une fiche et d'y rattacher une tâche de relance, et Notta le cite parmi ses intégrations CRM (offre Business). Zoho CRM et Odoo CRM ont aussi une version gratuite au catalogue, mais leurs fonctions de suivi de réunion n'ont pas été vérifiées pour cette chaîne.

Voici mes contacts, dans le désordre et dans des formats différents : [colle ici]. Mon CRM attend ces colonnes : [liste des colonnes]. Rends-moi un tableau avec exactement ces colonnes, une ligne par contact. Si une information manque, laisse la case vide plutôt que de la deviner. Si deux lignes semblent être la même personne, garde-les toutes les deux et signale-le sous le tableau.

Tu as annoncé une durée de conservation dans l'invitation : tiens-la. Le compte rendu validé suffit ; l'audio brut garde des propos que personne n'a relus.

• supprime l'enregistrement dans l'outil de transcription
• garde le compte rendu et l'e-mail dans la fiche client
• si un participant demande l'accès à ses données ou leur effacement, réponds-lui : ce sont des droits prévus par le RGPD

Sur les sites officielsCNIL — Informer les personnes : durée de conservation et droits ↗

Voici mes contacts, dans le désordre et dans des formats différents : [colle ici]. Mon CRM attend ces colonnes : [liste des colonnes]. Rends-moi un tableau avec exactement ces colonnes, une ligne par contact. Si une information manque, laisse la case vide plutôt que de la deviner. Si deux lignes semblent être la même personne, garde-les toutes les deux et signale-le sous le tableau.

À indiquer sur : L'outil de transcription utilisé à l'étape 3