Le premier jour de ton salarié : documents, comptes et livret d'accueil

La période d'essai n'existe que si le contrat ou la lettre d'engagement la prévoit. Sans cette clause, le salarié est engagé dès le premier jour.

Durées maximales en CDI :

• 2 mois pour un employé ou un ouvrier
• 3 mois pour un agent de maîtrise ou un technicien
• 4 mois pour un cadre

Pour la renouveler une fois, il faut un accord de branche étendu qui le permette, une clause dans le contrat et l'accord écrit du salarié pendant la première période.

Pas indispensable, mais ça aideLa formule Standard de Google Workspace permet de signer électroniquement dans Docs et dans les PDF. La formule Starter ne l'inclut pas. Google Workspace

Sur les sites officielsService-Public : période d'essai pour un salarié ↗

J'ai envoyé un devis portant sur [ce qu'il contient] il y a [combien de temps]. Au dernier échange, [ce qui s'est dit]. Écris deux e-mails de relance en français : le premier à une semaine, qui donne une raison légitime de revenir vers eux, le second à trois semaines, qui propose de clore le sujet proprement s'ils ne sont plus intéressés. Quatre à six lignes chacun, tutoiement. Ne demande pas « avez-vous eu le temps de regarder » et ne t'excuse pas d'écrire.

À indiquer sur : Le contrat de travail, qui sert ensuite à la DPAE et aux informations à remettre

La DPAE et le registre du personnel demandent les mêmes données. Les réunir une seule fois t'évite plusieurs allers-retours par mail.

À demander :

• nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance
• nationalité
• numéro de sécurité sociale s'il en a déjà un

Ne demande rien de plus. Pour un salarié étranger, la copie du titre qui l'autorise à travailler doit être annexée au registre : récupère-la en main propre.

Google Forms est gratuit et fait partie de Google Workspace : si tu ouvres un compte à l'étape 4, le formulaire et les réponses restent au même endroit.

Sur les sites officielsService Public Entreprendre : formalités d'embauche (mentions de la DPAE) ↗Service Public Entreprendre : registres obligatoires ↗

La DPAE se fait au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et avant la prise de fonction ou le début de l'essai. Pour un premier salarié, elle t'immatricule comme employeur et demande la visite d'information et de prévention.

Prévois les coordonnées de ton service de santé au travail : elles font partie des mentions.

Sans DPAE :

• pénalité de 1 305 € par salarié
• 1 500 € d'amende si l'oubli n'est pas intentionnel

Remets ensuite au salarié une copie ou l'accusé de réception.

Sur les sites officielsService Public Entreprendre : procédure et formalités d'embauche ↗

À indiquer sur : Les informations collectées à l'étape 2 et le contrat signé à l'étape 1

Un salarié qui attend ses accès le premier jour perd sa matinée, et toi aussi.

Avant l'arrivée :

• une adresse à son nom, jamais une boîte partagée
• la liste des outils auxquels il doit accéder, et avec quels droits
• la double authentification activée sur chaque compte

Garde cette liste : à son départ, c'est elle qui te dira quoi fermer.

Pas indispensable, mais ça aideGoogle Workspace s'essaie 14 jours. La formule Starter comprend une adresse à ton nom de domaine, 30 Go de stockage par utilisateur et des visioconférences jusqu'à 100 participants. Google Workspace

J'ai livré [ce que tu as livré] le [date]. Le devis annonçait [ce qu'il annonçait]. Rédige un procès-verbal de réception en français, une page maximum : ce qui a été livré point par point, la date, une case pour les réserves éventuelles, et la signature des deux parties. Neutre et factuel, sans formule commerciale.

À indiquer sur : La liste des outils de l'entreprise et le livret d'accueil (étape 8)

Un mot de passe envoyé par mail reste lisible dans deux boîtes, souvent pendant des années.

Les bons réflexes :

• un compte nominatif par outil quand l'outil le permet
• les accès communs rangés dans un coffre partagé
• au départ du salarié, changer chaque mot de passe partagé

Pour transmettre un secret une seule fois (code wifi, clé de licence), passe par un lien chiffré plutôt que par un message.

Pas indispensable, mais ça aideBitwarden permet gratuitement de partager des éléments avec un autre utilisateur et d'envoyer des données chiffrées avec Send. La formule Teams, avec essai gratuit, ajoute le partage par collections et le journal des événements. Bitwarden

J'ai livré [ce que tu as livré] le [date]. Le devis annonçait [ce qu'il annonçait]. Rédige un procès-verbal de réception en français, une page maximum : ce qui a été livré point par point, la date, une case pour les réserves éventuelles, et la signature des deux parties. Neutre et factuel, sans formule commerciale.

À indiquer sur : Les comptes créés à l'étape 4

Le registre est obligatoire dès le premier salarié. Les salariés y sont inscrits dans l'ordre d'embauche.

Mentions de base :

• nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe
• emploi et qualification
• dates d'entrée et de sortie
• « contrat à durée déterminée » ou « salarié à temps partiel » si c'est le cas

Aucune forme n'est imposée. Garde chaque mention 5 ans après le départ. Un registre absent ou incomplet coûte jusqu'à 750 € d'amende par salarié.

Sur les sites officielsService Public Entreprendre : registres obligatoires dans l'entreprise ↗Code du travail numérique : le registre unique du personnel ↗

Voici mes contacts, dans le désordre et dans des formats différents : [colle ici]. Mon CRM attend ces colonnes : [liste des colonnes]. Rends-moi un tableau avec exactement ces colonnes, une ligne par contact. Si une information manque, laisse la case vide plutôt que de la deviner. Si deux lignes semblent être la même personne, garde-les toutes les deux et signale-le sous le tableau.

À indiquer sur : Les informations collectées à l'étape 2

Depuis le 1er novembre 2023, tu dois remettre un ou plusieurs documents écrits au plus tard le 7e jour calendaire après l'embauche. Un contrat complet en couvre déjà une partie : repère ce qui manque.

À y faire figurer :

• identité des parties, lieu de travail, poste, date d'embauche
• durée et conditions de la période d'essai
• rémunération et périodicité du paiement
• durée du travail et heures supplémentaires

Un arrêté du 3 juin 2024 fixe des modèles de document.

Sur les sites officielsService Public Entreprendre : informer le salarié sur la relation de travail ↗Code du travail numérique : informations principales sur la relation de travail ↗DREETS Normandie : les informations dues depuis le 1er novembre 2023 ↗

J'ai livré [ce que tu as livré] le [date]. Le devis annonçait [ce qu'il annonçait]. Rédige un procès-verbal de réception en français, une page maximum : ce qui a été livré point par point, la date, une case pour les réserves éventuelles, et la signature des deux parties. Neutre et factuel, sans formule commerciale.

À indiquer sur : Le contrat signé à l'étape 1

Le livret ne figure pas parmi les formalités d'embauche. L'information sur les risques du poste et leur prévention, elle, en fait partie : le livret est un bon support pour la donner.

Ce qu'il peut contenir :

• qui fait quoi, et qui appeler pour quoi
• horaires, congés, notes de frais
• risques du poste et consignes de sécurité
• les outils, avec une vidéo courte par outil

Une vidéo de trois minutes se refait vite quand un outil change.

Pas indispensable, mais ça aideNotion gratuit permet de publier une page sur le web et d'inviter jusqu'à 10 personnes extérieures, avec 7 jours d'historique. Loom gratuit permet 25 vidéos par personne, de 5 minutes chacune au plus. NotionLoom

Sur les sites officielsService Public Entreprendre : informer le salarié (risques professionnels) ↗

À indiquer sur : La liste des outils de l'étape 4

Un second lot d'informations est dû au plus tard 1 mois calendaire après l'embauche :

• droit à la formation
• durée des congés payés ou mode de calcul
• procédure en cas de rupture du contrat
• convention collective applicable
• régimes obligatoires, prévoyance et frais de santé

Dis-lui aussi qu'il aura un entretien de parcours professionnel dans sa première année.

Sans ces documents, il peut te mettre en demeure, puis saisir les prud'hommes faute de réponse sous 7 jours calendaires.

Sur les sites officielsService Public Entreprendre : informations à remettre sous 1 mois ↗DREETS Normandie : mise en demeure et délais ↗

J'ai livré [ce que tu as livré] le [date]. Le devis annonçait [ce qu'il annonçait]. Rédige un procès-verbal de réception en français, une page maximum : ce qui a été livré point par point, la date, une case pour les réserves éventuelles, et la signature des deux parties. Neutre et factuel, sans formule commerciale.

À indiquer sur : Les documents remis à l'étape 7

La DPAE demande la visite, mais c'est à toi de t'assurer qu'elle a lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste. Elle a lieu avant l'affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans.

• elle se passe sur le temps de travail, salaire maintenu
• le temps et les frais de transport sont à ta charge
• tu reçois une attestation de suivi : classe-la

Sans convocation au bout d'un mois, appelle ton service de santé au travail. Ne pas organiser la visite expose à 1 500 € d'amende.

Sur les sites officielsService-Public : la visite d'information et de prévention ↗Service Public Entreprendre : organiser les examens médicaux d'embauche ↗

À indiquer sur : La DPAE faite à l'étape 3

Sans rupture, le contrat continue à la fin de l'essai, et le délai de prévenance ne la prolonge pas.

Délai à respecter si tu romps :

• 24 heures avant 8 jours de présence
• 48 heures entre 8 jours et 1 mois
• 2 semaines entre 1 et 3 mois
• 1 mois après 3 mois

Cale le bilan au moins un mois avant l'échéance. Un renouvellement exige l'accord écrit du salarié pendant la première période. Une rupture sans lien avec ses compétences peut être jugée abusive.

Sur les sites officielsService-Public : période d'essai, durée et rupture ↗

À indiquer sur : La clause de période d'essai du contrat (étape 1)