Entretien de parcours professionnel : le calendrier à caler dès l'embauche, et la trame du compte rendu
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L'entretien professionnel tous les 2 ans a disparu. Il est remplacé par l'entretien de parcours professionnel (EPP), qui suit un autre rythme : un premier entretien dans l'année de l'embauche, puis tous les 4 ans, et un état des lieux tous les 8 ans. S'ajoutent des rendez-vous à 45 ans, avant 60 ans et au retour de certains congés. Le plus simple est de tout poser dans ton agenda le jour de l'embauche. Ce guide te donne la méthode, un calendrier pour 3 salariés et une trame de compte rendu à remplir.
Ce que la loi t'impose
D'après la fiche officielle (vérifiée le 1er octobre 2026), l'EPP concerne tous les salariés de toutes les entreprises : CDI, CDD, apprentis, contrats de professionnalisation, à temps plein ou à temps partiel. Il ne concerne pas les intérimaires, les salariés mis à disposition ni ceux d'un sous-traitant. Tu dois :
- informer le salarié de l'existence de l'EPP dès son embauche ;
- tenir le premier EPP au cours de la 1re année, puis un EPP tous les 4 ans. Un accord d'entreprise ou de branche peut prévoir un autre rythme, mais jamais plus de 4 ans ;
- faire un état des lieux récapitulatif tous les 8 ans, calculé sur l'ancienneté. Le premier peut avoir lieu 7 ans après le premier EPP. Il donne lieu à un compte rendu écrit, dont une copie est remise au salarié ;
- tenir un EPP dans les 2 mois qui suivent la visite médicale de mi-carrière, et un autre dans les 2 ans qui précèdent les 60 ans du salarié (fiche F32040) ;
- proposer un EPP au retour d'un congé de maternité, d'adoption, parental, de proche aidant, sabbatique ou supplémentaire de naissance, d'un mandat syndical, d'une période de mobilité volontaire sécurisée ou d'un arrêt maladie de plus de 6 mois. Ce n'est obligatoire que si le salarié n'a eu aucun EPP dans les 12 mois avant sa reprise (fiche F32040).
L'EPP se tient pendant le temps de travail. Il est mené par le supérieur hiérarchique ou par un représentant de la direction. La visite de mi-carrière a lieu dans l'année civile des 45 ans du salarié (fiche F36290, vérifiée le 11 août 2025).
Les sanctions dépendent de ton effectif. À partir de 50 salariés, un salarié qui n'a eu ni ses entretiens ni au moins une formation non obligatoire en 8 ans doit recevoir 3 000 € sur son CPF. Tu dois les verser au plus tard le dernier jour du trimestre civil qui suit l'état des lieux. Sous 50 salariés, tu risques des dommages et intérêts en cas de litige (fiche F32040).
La méthode : caler les entretiens sur l'anniversaire d'embauche
La fiche officielle ne dit pas clairement si le cycle de 4 ans repart après l'état des lieux. Il existe un rythme qui respecte les délais quelle que soit la lecture retenue :
- 1er EPP : vers le 10e mois, ce qui te laisse une marge si l'entretien doit être reporté.
- 2e EPP : avant le 4e anniversaire d'embauche, donc moins de 4 ans après le premier.
- 3e EPP + état des lieux : avant le 8e anniversaire. C'est le même rendez-vous, avec un compte rendu écrit.
- Ensuite : un EPP avant le 12e anniversaire, puis un EPP avec état des lieux avant le 16e, et ainsi de suite.
- Échéances liées à l'âge : ajoute à ce rythme l'année des 45 ans (visite de mi-carrière, puis EPP dans les 2 mois) et la fenêtre de 2 ans avant les 60 ans.
Le calendrier type pour 3 salariés
| Échéance | Léa, embauchée le 15/01/2027, née en 1992 | Karim, embauché le 01/09/2027, né en 1983 | Sylvie, embauchée le 01/04/2027, née le 10/06/1969 |
|---|---|---|---|
| Information à l'embauche | 15/01/2027 | 01/09/2027 | 01/04/2027 |
| 1er EPP (1re année) | novembre 2027 | avant le 01/09/2028, voir la ligne des 45 ans | janvier 2028. Il compte aussi comme l'EPP d'avant 60 ans, car il tombe entre le 10/06/2027 et le 10/06/2029 |
| Mi-carrière (45 ans) | visite en 2037, EPP dans les 2 mois qui suivent | visite en 2028. Demande-la tôt au service de santé au travail, puis tiens dans les 2 mois un entretien qui sert aussi de 1er EPP s'il a lieu avant le 01/09/2028 | sans objet |
| Retour de congé | sans objet | congé parental, retour le 01/03/2030. Dernier EPP en 2028, donc plus de 12 mois avant la reprise : EPP au retour | sans objet |
| EPP à 4 ans | avant le 15/01/2031 | avant le 01/09/2031 | avant le 01/04/2031 |
| EPP + état des lieux à 8 ans | avant le 15/01/2035 | avant le 01/09/2035 | avant le 01/04/2035 |
Pour Karim, un seul entretien peut couvrir le 1er EPP et l'EPP de mi-carrière. Il faut qu'il respecte les deux délais et qu'il traite les deux listes de sujets. Sinon, prévois deux rendez-vous.
La trame d'entretien
Envoie la date au salarié assez tôt pour qu'il se prépare. La fiche ne fixe pas de délai précis. Dans une entreprise de moins de 300 salariés, rappelle-lui qu'il peut se faire aider gratuitement par un conseiller en évolution professionnelle. De ton côté, ton opérateur de compétences (OPCO) peut te conseiller (fiche F32040). Déroulé en 6 blocs :
- Le poste aujourd'hui : les missions et les compétences utilisées, ce qui a changé depuis le dernier EPP.
- Le parcours : les postes occupés, les formations suivies, les certifications obtenues, y compris par VAE.
- Les souhaits d'évolution : rester sur le poste, en changer, une reconversion interne ou externe.
- Les besoins de formation : ceux liés au poste, à l'évolution de l'emploi ou à un projet personnel.
- Le CPF et l'accompagnement : le compte est-il activé, un abondement de ta part est-il envisagé, le salarié connaît-il le conseil en évolution professionnelle, un bilan de compétences ou un projet de transition professionnelle a-t-il du sens ?
- Les suites : qui fait quoi, et pour quand.
À 45 ans, ajoute les mesures proposées par le médecin du travail, l'adaptation du poste, la prévention de l'usure professionnelle et les souhaits de mobilité. Tu n'as pas accès aux données de santé du salarié. Avant 60 ans, ajoute le maintien dans l'emploi et les aménagements de fin de carrière : passage à temps partiel, retraite progressive (fiche F32040).
La trame du compte rendu
| Rubrique | À remplir |
|---|---|
| Identité, poste, date d'embauche | |
| Type d'entretien | 1re année / 4 ans / état des lieux 8 ans / mi-carrière / avant 60 ans / retour de congé |
| Date, durée, personne qui a mené l'entretien | |
| Compétences et évolution du poste | |
| Souhaits d'évolution du salarié | |
| Besoins de formation retenus | |
| CPF, conseil en évolution professionnelle, bilan, VAE | |
| État des lieux à 8 ans : EPP reçus, formations suivies, certifications, progression de salaire ou de poste | oui / non, avec des exemples |
| Actions décidées et échéances | |
| Date du prochain EPP | |
| Observations du salarié |
La fiche impose un compte rendu écrit, remis en copie au salarié, pour l'état des lieux à 8 ans. Elle impose aussi un document écrit après l'EPP de mi-carrière. Pour les autres EPP, garde quand même une trace datée : c'est ta preuve en cas de contrôle de l'abondement CPF ou de litige.
EPP ou entretien annuel d'évaluation : ne les mélange pas
L'EPP est obligatoire et n'évalue pas le travail. L'entretien d'évaluation, lui, n'est obligatoire que si ta convention collective l'impose. Il sert à juger le travail accompli et à fixer des objectifs. Ses critères doivent être précis, objectifs et vérifiables, et tu dois informer les salariés des méthodes avant de l'utiliser. À partir de 50 salariés, le CSE doit aussi être consulté avant sa mise en place (fiche F31854, vérifiée le 26 juin 2025). Les deux entretiens peuvent avoir lieu le même jour : la fiche F32040 cite une décision de la Cour de cassation du 5 juillet 2023 en ce sens. Fais alors deux parties bien séparées et deux comptes rendus.
Suivre les échéances
Avec un tableur, une ligne par salarié suffit. Prévois les colonnes suivantes : date d'embauche, année de naissance, date du dernier EPP, prochain EPP (anniversaire d'embauche + 4 ans), état des lieux (anniversaire + 8 ans), année des 45 ans, fenêtre avant 60 ans, congé en cours avec sa date de retour. Ajoute une mise en forme qui colore les échéances à moins de 3 mois. Une base dans Airtable ou Notion fait le même travail. Si tu utilises déjà un logiciel RH comme Lucca ou PeopleSphere, vérifie auprès de l'éditeur s'il gère les campagnes d'entretiens et les rappels. Dans tous les cas, crée dans ton agenda un rappel 2 mois avant chaque échéance.
Les erreurs fréquentes
- Continuer au rythme de 2 ans par habitude, sans rien planifier pour l'état des lieux à 8 ans.
- Oublier le premier EPP, qui doit avoir lieu dans l'année de l'embauche, y compris pour un CDD ou un apprenti.
- Évaluer le travail pendant l'EPP. C'est le rôle de l'entretien d'évaluation.
- Ne pas faire le lien avec la visite de mi-carrière, puis dépasser le délai de 2 mois.
- Oublier l'EPP au retour d'un congé parental ou d'un arrêt de plus de 6 mois.
- Ne garder aucun écrit, alors qu'il faudra prouver les entretiens et les formations sur 8 ans.
- À partir de 50 salariés, ne proposer aucune formation non obligatoire en 8 ans. Tu t'exposes alors aux 3 000 € sur le CPF.