Registre du personnel et affichages obligatoires : le kit à installer dès ton premier salarié

Ton premier salarié arrive. En plus de la DPAE et du contrat, deux obligations s'appliquent dès son embauche : tenir un registre unique du personnel, et informer tes salariés de leurs droits, soit par affichage, soit par un autre moyen. Les règles sont réparties entre plusieurs fiches officielles. Et pour le registre, l'amende se calcule salarié par salarié. Ce guide rassemble tout dans une checklist et te donne un modèle de registre à recréer dans ton tableur.

Si l'embauche elle-même n'est pas encore faite, commence par le guide de la DPAE à la première paie.

La checklist en un coup d'œil

1. Le registre unique du personnel

Le registre doit être ouvert dès l'embauche du premier salarié. Aucune forme n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires. Il peut être tenu sur support numérique après consultation du CSE. Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE (Entreprendre Service Public, fiche vérifiée le 5 février 2026). Seule exception : les associations et fondations qui utilisent le chèque-emploi associatif en sont dispensées.

Les mentions communes à tous les salariés

• Nom et prénoms
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi et qualification
• Dates d'entrée et de sortie de l'établissement

Les mentions à ajouter selon le contrat

Les mentions se cumulent : un apprenti à temps partiel porte les deux. Pour le titre de travail, le guide Embaucher un salarié étranger détaille les vérifications à faire avant l'embauche. La copie annexée est aussi tenue à la disposition des agents de contrôle de l'Urssaf.

Stagiaires et volontaires en service civique

Ils figurent chacun dans une partie spécifique du registre, inscrits dans l'ordre d'arrivée :

• Stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence
• Volontaires en service civique : nom et prénoms

2. Le modèle de registre en tableur

Un tableur suffit, puisque la forme est libre. Voici une structure en trois onglets qui reprend toutes les mentions ci-dessus. Les colonnes et les conseils de tenue sont une méthode, pas des exigences officielles.

Onglet « Salariés », une ligne par personne, dans l'ordre d'embauche :

1. N° d'ordre
2. Nom
3. Prénoms
4. Nationalité
5. Date de naissance
6. Sexe
7. Emploi
8. Qualification
9. Date d'entrée
10. Date de sortie
11. Mention de contrat (liste déroulante avec les libellés exacts : contrat à durée déterminée, salarié à temps partiel, apprenti, contrat de professionnalisation, salarié temporaire, mis à disposition par un groupement d'employeurs)
12. Nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire ou du groupement
13. Type et n° d'ordre du titre de travail
14. Date de l'autorisation ou de la demande

Onglet « Stagiaires » : N° d'ordre, nom, prénoms, date de début, date de fin, tuteur, lieu de présence.

Onglet « Service civique » : N° d'ordre, nom, prénoms.

Quelques réflexes de tenue :

• Ne supprime jamais une ligne au départ d'un salarié : complète seulement la date de sortie.
• Une liste déroulante pour les mentions de contrat t'évite les libellés approximatifs.
• Exporte une version PDF datée après chaque mouvement. Tu as ainsi une trace à présenter lors d'un contrôle.
• Le registre contient des données personnelles : limite l'accès aux seules personnes qui en ont besoin.

La fiche officielle lie le support numérique à la consultation du CSE. Elle ne précise rien pour une entreprise qui n'a pas de CSE : dans ce cas, pose la question à ta DDETS avant de renoncer au papier. Si tu fais ta paie avec un logiciel comme Payfit, Silae ou Lucca, vérifie auprès de l'éditeur s'il produit un registre et s'il contient toutes ces mentions.

3. Les affichages : ce qui va au mur, ce qui peut partir par mail

Les informations sont affichées ou communiquées sur le lieu de travail, dans un endroit facilement accessible. Selon le sujet, la loi impose soit un affichage, soit une diffusion « par tout moyen », intranet par exemple. La liste dépend de l'effectif (Entreprendre Service Public, fiche vérifiée le 8 juillet 2026).

Jusqu'à 10 salariés : à afficher

• Adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent
• Numéro du service d'accueil téléphonique sur les discriminations : 09 69 39 00 00 (fiche F23106)
• Adresse et téléphone du médecin du travail
• Adresse et téléphone des secours d'urgence
• Consignes incendie conformes à la norme NF EN ISO 7010, noms des responsables du matériel de secours et de l'évacuation, consignes de premiers soins en cas d'accident électrique
• Horaires collectifs (début, fin, durée du repos)
• Si tu aménages le temps de travail sur l'année ou si tu travailles par roulement : la répartition du temps de travail et la composition nominative des équipes, intérimaires compris
• Interdiction de fumer, et interdiction de vapoter dans les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif
• Conditions d'accès au document unique d'évaluation des risques (DUERP)
• Panneaux syndicaux, selon les conditions fixées par accord

Jusqu'à 10 salariés : par tout moyen (mail, intranet, livret d'accueil)

• Intitulé de la convention collective et des accords applicables, avec le lieu et les modalités de consultation. Le guide Trouve ta convention collective t'aide à l'identifier.
• Articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail (égalité de rémunération femmes-hommes)
• Jours et heures du repos hebdomadaire collectif, s'il n'est pas donné le dimanche
• Congés payés : la période de prise, au moins 2 mois avant son ouverture, et l'ordre des départs, au moins 1 mois avant les congés (fiche F23106)
• Texte de l'article 222-33-2 du code pénal (harcèlement moral)
• Texte de l'article 222-33 du code pénal (harcèlement sexuel), les actions civiles et pénales possibles, et les coordonnées du médecin du travail, de l'inspection du travail et du Défenseur des droits
• Articles 225-1 à 225-4 du code pénal (discriminations)
• Où trouver les adresses des syndicats représentatifs de ta branche (site du ministère du travail)
• Selon ta situation : les informations sur le travail temporaire, ou la décision validant une rupture conventionnelle collective

Pour la diffusion par mail, envoie un message daté à chaque salarié et conserve-le. C'est la seule façon de prouver plus tard que l'information a bien été donnée.

À partir de 11 salariés : ce qui s'ajoute

• À afficher : la liste nominative des membres du CSE, avec leur poste habituel de travail et les commissions auxquelles ils participent. Un panneau pour les communications du CSE s'ajoute aussi, selon les conditions fixées par accord.
• Par tout moyen : la procédure d'élection du CSE, ou le procès-verbal de carence s'il n'y a pas eu de candidat.
• Harcèlement sexuel : ajoute les coordonnées du référent désigné parmi les membres du CSE.

À partir de 50 salariés

S'ajoutent le règlement intérieur, l'index de l'égalité femmes-hommes si l'entreprise n'a pas de site internet, l'information sur l'accord de participation et, le cas échéant, les décisions liées à un plan de sauvegarde de l'emploi (fiche F23106).