Facture électronique : pas encore prêt depuis le 1er septembre ? Ce qu'il faut faire et garder comme preuves

Le 1er septembre 2026 est passé et ta réception de factures électroniques n'est pas encore en place, ou elle ne fonctionne qu'à moitié ? La DGFiP a prévu ce cas : dans son guide pratique de démarrage, elle indique qu'elle n'appliquera pas de sanctions aux entreprises en difficulté qui sont engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité. Le mot qui compte, c'est « démontrer ». Voici ce qu'il faut faire maintenant, quelles preuves garder et comment les ranger pour pouvoir les produire le jour où on te les demande.

Ce que prévoit la DGFiP, et ce qu'elle ne prévoit pas

• La réception est due depuis le 1er septembre 2026 par toutes les entreprises concernées par la réforme, quelle que soit leur taille, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée (guide pratique DGFiP, version de juillet 2026).
• L'émission est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI. Pour les PME, TPE et micro-entreprises, elle commence le 1er septembre 2027 (guide pratique DGFiP, 2026).
• Pas de sanction automatique au démarrage lorsque la difficulté est réelle, documentée et suivie d'actions de correction. Le guide précise que cette approche n'est ni un report ni une suspension de l'obligation.
• Pour la réception, le texte prévoit une mise en demeure de se conformer dans un délai de 3 mois avant toute amende, si le manquement persiste (article 1737, IV bis du CGI, cité dans le guide pratique DGFiP, 2026).

Le guide ne donne pas les montants des amendes : il renvoie aux articles 1737 et 1788 D du CGI. Pour y voir clair dans les chiffres qui circulent, lis Sanctions de la facture électronique : démêler les montants qui circulent.

Difficulté documentée ou inertie : ce qui fait la différence

L'administration annonce qu'elle distinguera les vraies difficultés de démarrage de l'inertie, de l'évitement ou du refus durable d'entrer dans le dispositif. Elle regardera notamment la réalité de la difficulté, son caractère ponctuel ou durable, les démarches engagées, la part de ton activité déjà conforme, la qualité de ta documentation et la rapidité de la correction. Une simple déclaration d'intention ne suffit pas : il faut des éléments concrets, datés et cohérents.

La liste des preuves à garder

Le guide de la DGFiP énumère les éléments utiles (question 27). Voici comment les matérialiser, rubrique par rubrique.

1. Le choix de ta plateforme agréée

• Le contrat, la souscription ou la confirmation de commande, avec sa date.
• Si tu n'as pas encore choisi : les demandes de devis et les échanges de comparaison. Ils montrent que la démarche est lancée.
• La confirmation écrite que ta solution (logiciel de facturation, banque, expert-comptable) passe bien par une plateforme agréée : le guide demande de le vérifier. Pour faire ce choix, vois Facture électronique : choisir sa plateforme agréée quand on est TPE ou freelance.

2. Les échanges avec tes prestataires

• Les mails avec ton éditeur, ton expert-comptable, ta banque ou ta plateforme, conservés en entier avec leur date d'envoi.
• Après chaque appel téléphonique, un court mail récapitulatif (« Suite à notre échange de ce jour… »). Un appel sans trace écrite ne prouve rien.

3. Le calendrier et les tests

• Les dates prévues de raccordement, de paramétrage et de déploiement.
• Les tests réalisés ou programmés, et leur résultat : capture du premier envoi ou de la première réception, statut affiché.
• Si une partie seulement fonctionne, la liste des flux déjà traités par voie électronique et de ceux qui restent à stabiliser.

4. Les incidents

• Les tickets support, messages d'erreur et notifications d'incident, avec leur horodatage.
• Les dates de signalement et de résolution annoncées.
• Si la panne vient de ton prestataire, le guide indique que tu n'as pas vocation à être sanctionné du seul fait de sa défaillance, à condition de montrer que tu as signalé le problème, suivi sa résolution et assuré la continuité de ton activité.

5. Les consignes internes et les mesures transitoires

• Une consigne écrite pour les personnes qui facturent, saisissent ou paient : que faire d'une facture reçue en PDF, comment repérer un doublon, à qui signaler un rejet.
• Si tu travailles seul, une note datée pour toi-même fait l'affaire : elle prouve que la règle existait à cette date.

6. Les factures reçues hors du circuit électronique

• Pour chacune : la date de réception, le canal (mail, PDF, papier), la difficulté rencontrée et les démarches engagées.
• En cas de réception en double, la trace du rapprochement qui montre qu'une seule facture a été payée et comptabilisée. La méthode est détaillée dans Facture reçue en PDF, par mail ou en double : comment la traiter sans payer deux fois.

Ranger tout ça sans y passer tes soirées

Le guide précise que l'objectif n'est pas de créer une charge administrative supplémentaire. Une organisation simple suffit :

1. Un dossier unique « Facturation électronique – conformité » dans ton stockage habituel, avec un sous-dossier par rubrique ci-dessus.
2. Un journal daté : une ligne par événement (date, ce qui s'est passé, avec qui, pièce jointe, prochaine action). Un tableur ou une page Notion suffit.
3. Des noms de fichiers qui commencent par la date (AAAA-MM-JJ), pour retrouver l'ordre chronologique en un coup d'œil.
4. Un point rapide chaque semaine tant que la situation n'est pas réglée : relancer les tickets ouverts, noter les avancées.

Exemple fictif de journal pour une micro-entreprise de graphisme qui n'avait pas désigné de plateforme au 1er septembre. Entreprise, dates et numéros sont inventés pour l'illustration.

Trois modèles de messages

À ton éditeur ou à ta plateforme

Bonjour, depuis le [date], je ne parviens pas à [recevoir / traiter / émettre] mes factures électroniques via [nom de la solution]. Le message affiché est : « [message d'erreur] » (capture jointe). Pouvez-vous me confirmer par écrit la cause identifiée, la date de résolution prévue et la marche à suivre d'ici là ? Je conserve cet échange dans le cadre de ma mise en conformité à la facturation électronique. Cordialement, [nom, SIREN]

À ton expert-comptable

Bonjour, je n'ai pas encore [désigné de plateforme agréée / finalisé le raccordement]. Pouvez-vous me confirmer par écrit la solution que vous proposez, la date prévue de raccordement et ce que je dois faire, en attendant, des factures reçues par mail ou en PDF ? Merci, [nom, SIREN]

À un fournisseur, pour une facture reçue hors circuit

Cette demande n'est ni obligatoire ni une condition de paiement, d'après le guide. Elle ne concerne que les fournisseurs déjà soumis à l'émission électronique, donc les grandes entreprises et les ETI en 2026.

Bonjour, nous avons reçu votre facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] TTC, par [mail / PDF / courrier]. Nous la traitons normalement pour ne pas retarder le paiement. Si vous êtes soumis à l'obligation d'émission électronique, merci de nous transmettre cette même facture par le circuit électronique, sans créer de nouvelle facture, afin d'éviter tout doublon. Cordialement, [nom]

Si l'administration te contacte

D'après le guide, l'administration peut prendre contact avec une entreprise lorsqu'elle constate une non-conformité ou une difficulté importante, d'abord pour comprendre la situation. Tu n'as pas à lui signaler chaque incident ponctuel ou chaque rejet rapidement corrigé. En revanche, si elle te sollicite, ta réponse doit être complète et documentée : nature de la difficulté, flux concernés, démarches engagées, mesures transitoires, calendrier prévisionnel de retour à la normale. C'est exactement ce que contient ton journal. Ce dialogue ne vaut pas autorisation de rester en dehors du dispositif.

Les erreurs fréquentes

• Prendre la tolérance pour un report. Le calendrier reste applicable ; seule l'appréciation des sanctions tient compte des difficultés.
• Reconstituer les preuves après coup. Des éléments non datés ou rassemblés le jour du contrôle ne démontrent pas une trajectoire.
• Bloquer le paiement d'une facture reçue en PDF. Le guide précise qu'elle ne doit pas être écartée pour ce seul motif si elle correspond à une opération réelle et comporte les informations nécessaires.
• Exiger d'un fournisseur PME ou TPE une facture électronique. La réforme ne donne pas ce pouvoir au client avant l'échéance d'émission du fournisseur.
• Tout laisser à ton prestataire. Sa défaillance est prise en compte, mais c'est à toi de montrer que tu as signalé, relancé et suivi.
• Payer deux fois une facture reçue par deux canaux. Désigne un exemplaire de référence et marque les autres comme copies.

Pour vérifier le reste de ta préparation, reprends Facturation électronique : la checklist pour être prêt et, côté clients, Annuaire de la facturation électronique : remettre ton fichier clients d'aplomb.

Sources

• DGFiP, « Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 », juillet 2026 (impots.gouv.fr)