Embaucher un salarié étranger : vérifier, demander, payer, dans le bon ordre

Publié le 18 octobre 2026 · Lecture : 8 min

Embaucher un salarié étranger non européen se prépare avant la signature du contrat. Tout dépend du document que ton candidat te présente : certains titres permettent de travailler tout de suite, à condition de prévenir la préfecture ; d'autres t'obligent à demander une autorisation de travail, puis à payer une taxe.

L'essentiel avant de commencer

Vérifier : pour la plupart des titres qui permettent déjà de travailler, tu fais contrôler le titre par la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche (fiche vérifiée le 18 juin 2026).
Demander : si le titre ne le permet pas (carte « salarié », « travailleur temporaire », étudiant au-delà de la limite d'heures…), tu demandes en ligne une autorisation de travail avant toute embauche.
Payer : la taxe employeur n'est due que si une autorisation de travail a été nécessaire, pour un contrat de plus de 3 mois.
La fiche officielle ne concerne pas les ressortissants de l'UE, de l'EEE et de la Suisse, ni les Algériens, qui ont leurs propres règles.

Étape 1 : identifier le document présenté, titre par titre

Demande au candidat une copie recto verso de son titre et lis la mention exacte inscrite dessus. Voici les cas que tu rencontreras le plus souvent :

Document présenté	Autorisation de travail ?	Ce que tu fais avant l'embauche
Carte « vie privée et familiale »	Non	Vérification du titre en préfecture. Exception : carte obtenue comme conjoint ou enfant d'un résident longue durée-UE d'un autre pays, qui ne permet pas de travailler la 1re année.
Carte de résident, ou résident longue durée-UE obtenue en France	Non	Vérification en préfecture.
Titre « étudiant »	Non, dans la limite de 964 heures par an	Déclaration nominative en préfecture (voir étape 2).
Récépissé de 1re demande ou de renouvellement	Non, s'il porte la mention « autorise son titulaire à travailler »	Vérification en préfecture. Sans cette mention, pas d'embauche.
Attestation de confirmation de dépôt (ANEF)	Ne permet pas de travailler	Attendre un récépissé ou une attestation de prolongation d'instruction qui ouvre ce droit.
Carte « recherche d'emploi / création d'entreprise »	Non, si l'emploi est en lien avec sa formation et payé plus de 2 800,53 €	Vérification en préfecture.
Carte « salarié » ou « travailleur temporaire »	Oui, pour chaque nouveau contrat	Demande d'autorisation (étape 3).
Carte « visiteur » ou « stagiaire »	Travail impossible	Aucune demande d'autorisation n'est possible.
Mineur de 16 à 18 ans	Oui, y compris en apprentissage	Demande d'autorisation.

Toutes ces règles et le seuil de 2 800,53 € viennent de la fiche Service Public Entreprendre sur l'autorisation de travail (vérifiée le 18 juin 2026), qui détaille aussi les cas plus rares.

La vérification en préfecture, concrètement

Tu t'adresses à la préfecture du lieu d'embauche, au moins 2 jours ouvrables avant la date d'effet. Les jours ouvrables excluent le jour de repos hebdomadaire et les jours fériés chômés : un envoi le vendredi ne vaut pas « 2 jours avant » un lundi.
Sans réponse dans les 2 jours ouvrables suivant la réception, ton obligation est considérée comme remplie. Garde la preuve d'envoi et de réception.
Pas de vérification si le candidat est inscrit comme demandeur d'emploi à France Travail : demande-lui le justificatif et conserve-le.

Étape 2 : l'étudiant étranger et ses 964 heures

Les règles à retenir, selon la fiche Service Public sur le travail des étudiants non européens (vérifiée le 7 octobre 2025) :

La limite est de 964 heures par an, soit 60 % de la durée annuelle légale. Au-delà, il faut une autorisation de travail.
L'année ne suit pas le calendrier : elle démarre à la délivrance de la carte ou à la validation du visa long séjour. Un titre délivré le 1er septembre compte jusqu'au 31 août suivant.
Avant l'embauche, tu fais une déclaration nominative à la préfecture du département du siège de ton établissement, au moins 2 jours ouvrables avant, par un moyen qui donne une date certaine de réception.
En cas de dépassement, l'étudiant risque le retrait de son titre.
Un contrat d'apprentissage validé par l'OPCO dispense d'autorisation, même au-delà des 964 heures. Un contrat de professionnalisation au-delà de 964 heures exige une autorisation.
L'étudiant algérien suit d'autres règles : autorisation obligatoire avant tout emploi, et plafond de 50 % de la durée annuelle de la branche.

En pratique : 964 heures sur 52 semaines, c'est en moyenne un peu plus de 18 heures par semaine. Demande à l'étudiant s'il travaille ailleurs et tiens un décompte cumulé de ses heures depuis la date de son titre. Un outil de planning et de suivi des temps comme Skello peut t'aider à suivre les heures réellement faites.

Étape 3 : demander l'autorisation de travail

Les conditions à réunir

Le métier figure sur la liste des métiers en tension (arrêté du 21 mai 2025), ou l'offre a été publiée 3 semaines consécutives dans les 6 mois précédant la demande auprès du service public de l'emploi, sans candidature valable.
Pas de publication préalable pour certains profils : titulaire d'une carte « recherche d'emploi / création d'entreprise » ou jeune diplômé d'un master, si l'emploi est lié à sa formation et payé au moins 2 800,53 €.
Tu es à jour de tes obligations sociales et tu fournis une attestation de versement des cotisations de moins de 6 mois.
Le salaire est au moins égal au Smic, ou au minimum de ta convention collective s'il est plus élevé.

La démarche

La demande se fait uniquement en ligne, via le téléservice d'autorisation de travail. Si la préfecture ne répond pas dans un délai de 2 mois, c'est un refus implicite, contestable dans les 2 mois.

Une fois l'autorisation obtenue, vérifie la cohérence entre le titre et le contrat : une carte « salarié » ne permet pas de travailler en CDD, une carte « travailleur temporaire » ne permet pas de travailler en CDI. Le salarié doit alors changer de statut et attendre un récépissé portant la mention « autorise son titulaire à travailler ». S'il vit à l'étranger, envoie-lui l'autorisation pour son visa.

Le rétroplanning de ton recrutement

Cas 1 : titre qui permet déjà de travailler (vie privée et familiale, résident, récépissé, étudiant)

Dès l'accord : copie recto verso du titre et lecture de la mention.
Au plus tard 2 jours ouvrables avant le premier jour : vérification ou déclaration nominative en préfecture. Prends une marge de quelques jours.
Le jour de l'embauche : DPAE comme pour tout salarié.
Le même jour : inscription au registre unique du personnel avec le type et le numéro d'ordre du titre, et copie du titre annexée au registre, comme l'indique la fiche sur les registres obligatoires (vérifiée le 5 février 2026).

Cas 2 : autorisation de travail nécessaire

Semaine 0 : vérifie si le métier est en tension. Sinon, publie l'offre auprès du service public de l'emploi.
Semaine 3 : sans candidature valable, dépose la demande en ligne avec l'attestation Urssaf.
Jusqu'à 2 mois d'instruction : la préfecture peut répondre avant, mais le silence au bout de 2 mois vaut refus.
Ensuite : changement de statut ou visa du salarié, puis embauche, DPAE et registre.

Compte donc au moins trois mois entre l'offre et le premier jour, hors délai de visa.

Étape 4 : calculer et payer la taxe employeur

La taxe n'est due que pour une activité soumise à autorisation de travail, une seule fois, par le premier employeur qui permet d'obtenir le titre. Barème de la fiche officielle (vérifiée le 18 juin 2026) :

Durée du contrat	Salaire mensuel brut	Taxe
Plus de 3 mois et moins de 12 mois	Jusqu'à 1 867,02 € (Smic)	74 €
Plus de 3 mois et moins de 12 mois	Entre 1 867,02 € et 2 800,53 €	210 €
Plus de 3 mois et moins de 12 mois	Plus de 2 800,53 €	300 €
12 mois ou plus	Moins de 4 667,54 €	55 % du salaire mensuel brut
12 mois ou plus	4 667,54 € ou plus	2 567,15 €

Exemples : un CDD de 6 mois à 2 000 € brut coûte 210 € de taxe ; un contrat de 12 mois ou plus à 2 400 € brut coûte 55 % × 2 400 = 1 320 €. Les contrats saisonniers suivent un autre barème : 50 € par mois d'activité.

La taxe se déclare avec la TVA, selon ton régime :

Réel normal : annexe 3310 A, sur la déclaration de janvier ou du 1er trimestre de l'année suivante.
Régime simplifié : formulaire 3517-S-SD de l'exercice où la taxe est devenue exigible.
Non redevable de la TVA (micro-entreprise en franchise, par exemple) : annexe 3310 A au plus tard le 25 février de l'année suivante, depuis ton espace professionnel impots.gouv.fr.

Pendant le contrat : surveiller l'échéance du titre

Une autorisation de travail à durée limitée se renouvelle au cours du 2e mois avant sa fin.
Après l'expiration du titre, le salarié ne peut plus travailler tant qu'il n'a pas de récépissé ou d'attestation de prolongation lui ouvrant ce droit. Seuls les titulaires d'une carte pluriannuelle de 4 ans ou d'une carte de résident ayant demandé le renouvellement à temps gardent ce droit 3 mois.
Mets la nouvelle copie du titre en annexe du registre du personnel.

Les erreurs fréquentes

Confondre vérification et autorisation : la vérification en préfecture contrôle un titre existant, elle ne remplace pas une autorisation de travail quand celle-ci est exigée.
Accepter un récépissé sans lire la mention : sans « autorise son titulaire à travailler », il ne vaut rien pour l'embauche. L'attestation de confirmation de dépôt ne permet jamais de travailler.
Compter les 964 heures par année civile : la période démarre à la date du titre, pas au 1er janvier.
Oublier la taxe : elle se déclare avec la TVA, y compris si tu n'es pas redevable de la TVA.
Négliger le registre : registre absent ou incomplet, c'est jusqu'à 750 € d'amende par salarié. Employer sciemment un étranger sans autorisation expose à 5 ans de prison et 30 000 € d'amende par étranger pour une personne physique, 150 000 € pour une société, plus une amende administrative pouvant atteindre 21 750 € par travailleur.

Sources officielles

Ce guide est informatif et ne remplace pas l'avis d'un professionnel. Les règles et les montants évoluent : vérifie sur les sites officiels avant toute démarche. Dernière vérification : 18 octobre 2026.