Combien te coûte vraiment un impayé : le calcul avec ta marge, la TVA et ce que tu récupères

Une facture de 6 000 € qui ne sera jamais payée ne te coûte pas 6 000 €. Elle te coûte parfois moins (une partie de la TVA peut revenir), et souvent beaucoup plus : le chiffre d'affaires à refaire pour combler le trou, la trésorerie immobilisée, le temps passé à relancer. Ce guide t'aide à chiffrer le coût réel d'un impayé avec tes propres chiffres, puis à voir ce que tu peux récupérer, et quand.

Le bon réflexe : raisonner en marge, pas en montant de facture

Quand un client ne paie pas, tu as déjà dépensé ce qu'il fallait pour livrer : temps, achats, sous-traitance, déplacements. Ce qui disparaît, c'est le montant hors taxes de la facture. Pour retrouver cette somme, il faut vendre à nouveau, et chaque nouvelle vente ne te laisse que ta marge nette (ce qui reste une fois toutes les charges payées).

La question devient donc : combien de chiffre d'affaires dois-tu faire en plus pour effacer la perte ? La réponse est la perte hors taxes divisée par ton taux de marge nette.

Ce tableau est un calcul, pas une règle : remplace 5 000 € par ton impayé et le taux par ta propre marge nette, que tu trouves dans ton dernier compte de résultat (résultat net divisé par chiffre d'affaires HT). Plus ta marge est faible, plus un seul impayé pèse lourd.

Les cinq coûts à additionner

1. La perte hors taxes. C'est le cœur du coût : le prix de ce que tu as livré sans être payé.
2. La TVA, selon ce que tu vends. Pour une vente de biens (ou une prestation de services si tu as opté pour la TVA sur les débits), la TVA est due à la livraison ou à la facturation, que le client paie ou non (BOFiP, BOI-TVA-DED-40-10-20, version du 5 avril 2017). Tu l'as donc déjà reversée à l'État et tu ne la récupères qu'à des conditions précises (voir plus bas). Pour une prestation de services à la TVA sur les encaissements, la taxe n'est due qu'au paiement : sans paiement, tu n'as pas de TVA à avancer.
3. Le coût de trésorerie. Pendant que la facture attend, tu paies tes fournisseurs, tes cotisations et tes salaires avec ton propre argent, un découvert ou un crédit. Note les agios ou les frais réellement payés sur la période : c'est un coût direct de l'impayé.
4. Le temps passé. Relances, appels, courriers, rendez-vous avec un conseil. Compte les heures et multiplie-les par ce que tu factures de l'heure : ce sont des heures que tu n'as pas vendues.
5. Les frais de recouvrement. Recommandés, commissaire de justice, frais de procédure, honoraires. Une partie peut être réclamée au client, mais seulement s'il finit par payer.

Un exemple complet, dans deux métiers

Prends une facture de 6 000 € TTC (5 000 € HT et 1 000 € de TVA) restée impayée, avec une marge nette de 10 %, 8 heures passées à relancer et un taux horaire de 60 €.

Ce que montre l'exemple : à 10 % de marge, il faut dix factures de la même taille, payées, pour effacer une seule facture perdue. C'est ce chiffre qui doit guider le temps et l'argent que tu mets dans le recouvrement, et la prudence avec laquelle tu accordes des délais aux nouveaux clients.

Ce que la loi te permet de réclamer au client

Entre professionnels, le retard de paiement fait naître deux sommes à ton profit (Service Public Entreprendre, fiche F23211, vérifiée le 7 août 2026) :

• des pénalités de retard, dues dès le lendemain de la date d'échéance, sans relance ni mise en demeure. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, soit 8,25 %. Le taux de référence recommandé est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points : 12,40 % pour le second semestre 2026 (12,15 % pour le premier semestre 2026) ;
• une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due une fois par facture payée en retard, même en cas de paiement partiel. Si tes frais réels dépassent ce montant, tu peux demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Les indemnités ne sont pas soumises à la TVA.

Sur l'exemple, 60 jours de retard sur 6 000 € au taux de 12,40 % donnent environ 122 € de pénalités (6 000 × 12,40 % × 60 / 365), plus 40 € d'indemnité. Garde l'ordre de grandeur en tête : ces sommes compensent un retard, pas une perte. Elles ne valent rien si le client ne paie jamais, et elles restent très en dessous des 50 000 € de chiffre d'affaires à refaire.

Pour calculer précisément ce que doit un client et suivre tes relances facture par facture, l'outil du Lab sur les factures impayées fait le calcul des pénalités et de l'indemnité de 40 €.

Ce que tu récupères côté impôts, et quand

La TVA déjà reversée

Tu peux récupérer la TVA d'une facture impayée uniquement quand la créance est définitivement irrécouvrable. Un simple retard ne suffit pas, quelle qu'en soit la raison : il faut en principe constater l'échec des poursuites. La récupération est possible plus tôt dans certains cas : dès le jugement qui prononce la liquidation judiciaire du client, lors du jugement qui arrête un plan de redressement, ou quand le client a disparu sans laisser d'adresse. Comptabiliser une provision ne suffit pas (BOFiP, BOI-TVA-DED-40-10-20).

Avant de récupérer la taxe, tu dois envoyer au client un duplicata de la facture portant une mention précise indiquant que la facture est restée impayée et que la TVA correspondante ne peut pas être déduite, ou un état récapitulatif des factures impayées. La TVA récupérée s'inscrit ensuite sur ta déclaration (CA3 au régime réel normal, CA12 au régime simplifié). Après un jugement de clôture pour insuffisance d'actif, tu as jusqu'au 31 décembre de la deuxième année qui suit pour le faire (même page BOFiP).

La perte dans ton résultat

Si ton entreprise est imposée sur son bénéfice réel, une créance devenue irrécouvrable est une charge déductible de l'exercice où la perte devient certaine. Avant cela, si des événements précis rendent la perte probable à la clôture (client en difficulté notoire, litige), tu peux constituer une provision pour créance douteuse, créance par créance, limitée au montant hors TVA. Un retard de paiement à lui seul ne la justifie pas, et un pourcentage appliqué à l'ensemble de tes créances est refusé (BOFiP, BOI-BIC-PROV-40-20, version du 1er avril 2015). La déduction réduit ton impôt, mais elle ne remplace jamais l'argent perdu : elle n'en compense qu'une fraction.

Si tu es micro-entrepreneur

Tu déclares le chiffre d'affaires réellement encaissé : une vente non payée n'entre pas dans ta déclaration (Service Public Entreprendre, fiche F23257, vérifiée le 1er janvier 2026). Tu ne paies donc pas de cotisations sur une facture impayée. En revanche, tu ne peux déduire aucune charge : les frais engagés pour livrer et pour relancer restent entièrement à ta charge. Pour toi, le coût réel d'un impayé est surtout ce que tu as dépensé pour réaliser la prestation, plus ton temps.

Chiffre ton propre impayé en cinq étapes

1. Note le montant HT de la facture et la TVA, et vérifie si cette TVA a déjà été reversée (vente de biens ou option pour les débits).
2. Calcule ta marge nette à partir de ton dernier compte de résultat, puis le chiffre d'affaires à refaire : perte HT ÷ marge nette.
3. Ajoute les heures de relance multipliées par ton taux horaire, et les frais déjà payés (recommandés, commissaire de justice).
4. Regarde l'effet sur ta trésorerie : à quelle semaine l'absence de ce paiement te fait-elle passer sous zéro ? Le plan de trésorerie semaine par semaine du Lab place chaque entrée et chaque sortie à sa date et signale la semaine la plus basse.
5. Compare le total au coût d'une procédure. Si le recouvrement coûte moins que ce que tu peux espérer encaisser, poursuis ; sinon, documente les démarches faites, elles serviront à prouver plus tard que la créance est irrécouvrable.

Les erreurs fréquentes

• Compter la perte en TTC. Pour une prestation à la TVA sur les encaissements, tu n'as jamais payé la TVA : ta perte est le montant HT.
• Oublier la TVA avancée sur une vente de biens. Elle est sortie de ta trésorerie et ne revient qu'une fois la créance irrécouvrable, avec un duplicata de facture envoyé au client.
• Récupérer la TVA trop tôt. Un client qui tarde, ou une provision passée en comptabilité, ne suffisent pas.
• Compter sur les pénalités pour se rembourser. Elles ne sont payées que si le client paie, et elles pèsent peu face au chiffre d'affaires à refaire.
• Provisionner un pourcentage global de tes créances. La provision se justifie créance par créance, et au montant hors TVA.
• Ne pas garder trace des relances. Les courriers et les actes prouvent l'échec des poursuites, condition pour récupérer la TVA et pour déduire la perte.

Sources officielles

• Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard (Service Public Entreprendre, F23211)
• Récupération de la TVA en cas de créances définitivement irrécouvrables (BOFiP, BOI-TVA-DED-40-10-20)
• Provisions pour créances douteuses ou litigieuses (BOFiP, BOI-BIC-PROV-40-20)
• Micro-entrepreneur : quand déclarer son chiffre d'affaires (Service Public Entreprendre, F23257)