Faire appel à un freelance sans devenir responsable de ses cotisations
Seuil de 5 000 € HT, attestation de vigilance, code de sécurité et rappel tous les 6 mois : les vérifications dans l'ordre
8 étapes, dont 6 actes qui ne demandent aucun logiciel. Tout peut se faire gratuitement : les deux outils proposés ont une version gratuite, et passer par une plateforme reste une option.
Concrètement, ça donne quoi
Tu as trouvé le graphiste ou le développeur qu'il te faut. Un premier devis à 1 500 €, puis un deuxième, puis un troisième. Ce que peu de clients savent : dès que la prestation atteint 5 000 € HT au total, tu dois vérifier qu'il est à jour de ses cotisations, puis recommencer tous les 6 mois jusqu'à la fin de la mission. Si tu ne l'as pas fait et qu'il est un jour sanctionné pour travail dissimulé, l'Urssaf peut te réclamer à toi les sommes qu'il devait.
- 1ProspectionTrouve ton freelance dans ton réseau ou sur une plateformeRien à installer
- 2DevisAdditionne, hors taxes, tout ce que tu vas lui confierRien à installer
- 3Enrichissement
Vérifie que son entreprise existe et qu'elle est activePappers - 4FormulaireDemande-lui son attestation de vigilance avant de signerRien à installer
- 5MesureContrôle le code de sécurité sur urssaf.fr et garde la preuveRien à installer
- 6DevisSi ton freelance vient de se lancer, demande son attestation provisoireRien à installer
- 7Signature
Signe le devis ou le contrat électroniquementDropbox Sign - 8RelanceProgramme un rappel tous les 6 mois jusqu'à la fin de la missionRien à installer
Plus bas : bloque sur un outil ?le recapitulatif et ce que ca coute
Avant de signer : chiffrer et identifier
Savoir si l'obligation s'applique et à qui tu as vraiment affaire.
Trouve ton freelance dans ton réseau ou sur une plateforme
ProspectionSi tu signes directement avec le freelance, c'est à toi de faire les vérifications, quel que soit le canal qui te l'a fait connaître.
Passer par Malt change le schéma :
- Malt se présente comme l'intermédiaire contractuel de chaque mission ;
- il collecte et vérifie l'attestation de vigilance des freelances installés en France ;
- tu paies à l'usage, sans abonnement.
Pas indispensable, mais ça aideMalt exige que les documents légaux du freelance soient validés avant qu'il puisse t'envoyer un devis. À toi de voir si sa commission vaut le temps que tu gagnes. 
Malt
Écrire ton premier message à froidRédiger
Tu obtiensTrois versions d'un message court, dont une qui ne ressemble pas à un publipostage.
Tu dois lui donnerCe que tu as vraiment lu sur l'entreprise que tu contactes, et ce que tu vends. Sans le premier, ton message sonnera comme les cent autres qu'elle reçoit.
Je contacte [entreprise ou fonction]. Ce que j'ai lu sur eux et qui est vrai : [une ou deux phrases précises]. Je vends [quoi], et le problème que ça règle est [lequel]. Écris trois versions d'un premier message à froid en français : une de quatre lignes, une qui part de ce que j'ai lu sur eux, une qui ne demande rien d'autre qu'une réponse par oui ou par non. Aucune flatterie, aucune question rhétorique, pas de « j'espère que vous allez bien ». N'invente rien sur cette entreprise au-delà de ce que je viens de te donner.
À vérifier avant d'y croireLe modèle ne connaît pas l'entreprise que tu contactes : tout ce qu'il écrit à son sujet et que tu ne lui as pas donné est inventé. Et en prospection B2B, la personne doit pouvoir comprendre pourquoi tu la contactes et se désinscrire facilement — vérifie les obligations sur le site de la CNIL avant ta première campagne.
À indiquer sur : La courte liste des freelances que tu envisages
Additionne, hors taxes, tout ce que tu vas lui confier
DevisLe seuil de 5 000 € HT porte sur le montant total de la prestation, même si elle est payée en plusieurs factures plus petites.
Exemple : un site découpé en 4 lots de 1 400 € HT.
- Chaque facture reste sous 5 000 €.
- Le total fait 5 600 € HT : la vérification s'impose dès la signature.
Si tu hésites sur le montant final, fais les vérifications quand même.
Sur les sites officielsObtenir une attestation de vigilance (Entreprendre Service Public) ↗
Faire relire ton devis avant de l'envoyerVérification
Tu obtiensLa liste de ce qui reste flou, et les phrases exactes à ajouter.
Tu dois lui donnerTon devis, collé tel quel, et ce que tu vends.
Voici mon devis, collé tel quel : [colle-le]. Je vends [ce que tu vends] à une entreprise. Relis-le et dis-moi trois choses : ce qui reste ambigu sur le périmètre, ce qui manque pour que le montant et l'échéance soient incontestables, et les formulations qui pourraient se retourner contre moi. Propose les phrases exactes à ajouter. Ne me félicite pas, cherche ce qui cloche.
À vérifier avant d'y croireLe modèle relit la clarté, pas la conformité. Les mentions obligatoires de ton secteur et le taux de pénalités restent à vérifier sur economie.gouv.fr.
À indiquer sur : Le devis ou la liste des lots de la mission
Vérifie que son entreprise existe et qu'elle est active
EnrichissementAvant de parler cotisations, assure-toi que le SIREN donné correspond à une entreprise immatriculée et en activité.
À regarder :
- le statut (active ou radiée) ;
- la date de création ;
- les éventuelles procédures collectives ;
- le nom du dirigeant, qui doit être ton interlocuteur.
Télécharge aussi son justificatif d'immatriculation : c'est le second document à garder au dossier.
Seul outil du catalogue retenu pour cette étape. La consultation d'une fiche est gratuite ; certaines informations demandent un compte, gratuit lui aussi. L'Annuaire des entreprises, service public, permet aussi de télécharger gratuitement un justificatif d'immatriculation.
Sur les sites officielsAnnuaire des entreprises ↗
L'attestation de vigilance
Obtenir le bon document, vérifier qu'il est authentique et en garder la preuve.
Demande-lui son attestation de vigilance avant de signer
FormulaireC'est le freelance qui la télécharge, dans son espace en ligne sur urssaf.fr : toi, tu ne peux pas l'obtenir à sa place.
Ce que tu dois recevoir :
- le PDF d'origine, pas une photo ;
- une attestation de moins de 6 mois ;
- un code de sécurité imprimé dessus.
La vérification se fait à la conclusion du contrat : demande-la avant la signature, pas après.
Sur les sites officielsUrssaf : télécharger une attestation de vigilance (indépendant) ↗Urssaf : télécharger une attestation de vigilance (employeur) ↗
À indiquer sur : Le dossier de la mission
Contrôle le code de sécurité sur urssaf.fr et garde la preuve
MesureRecevoir l'attestation ne suffit pas : vérifie qu'elle est authentique grâce au code de sécurité qu'elle porte.
À faire :
- saisis le code dans le service de vérification de l'Urssaf ;
- compare le nom et le SIREN affichés avec ceux du freelance ;
- enregistre le résultat (PDF ou capture) avec l'attestation, dans le dossier de la mission.
En cas de contrôle, c'est ce dossier que tu montreras.
Sur les sites officielsUrssaf : vérification de la validité et de l'authenticité des attestations ↗
Lire tes chiffres du mois et en tirer une actionAnalyser
Tu obtiensCe qui a bougé, ce qui ne veut rien dire, et la seule chose à changer le mois prochain.
Tu dois lui donnerLes chiffres réels, copiés depuis ton outil de mesure. Sans eux, tu n'obtiendras que des généralités.
Voici mes chiffres du mois, copiés depuis mon outil de mesure : [colle ici]. Le mois précédent : [colle ici]. Mon objectif est [ton objectif]. Réponds en trois parties : ce qui a réellement bougé, ce dont l'écart est trop petit pour vouloir dire quelque chose, et la seule action que tu me conseilles pour le mois prochain. Ne commente aucun chiffre que je ne t'ai pas donné.
À vérifier avant d'y croireSur de petits volumes, une variation de quelques visites ne veut rien dire. Si le modèle en tire une conclusion, méfie-toi.
À indiquer sur : L'attestation reçue à l'étape précédente
Si ton freelance vient de se lancer, demande son attestation provisoire
DevisUne entreprise qui débute n'a pas encore d'attestation de vigilance : l'Urssaf ne lui délivre qu'une attestation provisoire.
Dans ce cas :
- demande-lui cette attestation provisoire ;
- vérifie bien son immatriculation (étape 3) ;
- note de réclamer la vraie attestation dès qu'il peut l'obtenir.
Pour l'avoir, il doit avoir terminé toutes ses formalités de création.
Sur les sites officielsObtenir une attestation de vigilance (Entreprendre Service Public) ↗
Faire relire ton devis avant de l'envoyerVérification
Tu obtiensLa liste de ce qui reste flou, et les phrases exactes à ajouter.
Tu dois lui donnerTon devis, collé tel quel, et ce que tu vends.
Voici mon devis, collé tel quel : [colle-le]. Je vends [ce que tu vends] à une entreprise. Relis-le et dis-moi trois choses : ce qui reste ambigu sur le périmètre, ce qui manque pour que le montant et l'échéance soient incontestables, et les formulations qui pourraient se retourner contre moi. Propose les phrases exactes à ajouter. Ne me félicite pas, cherche ce qui cloche.
À vérifier avant d'y croireLe modèle relit la clarté, pas la conformité. Les mentions obligatoires de ton secteur et le taux de pénalités restent à vérifier sur economie.gouv.fr.
À indiquer sur : Le dossier de la mission
Signer, puis suivre jusqu'à la fin
Formaliser la mission et ne pas laisser l'attestation expirer en cours de route.
Signe le devis ou le contrat électroniquement
SignatureUne signature électronique te laisse un document daté, signé par toi et le freelance, à ranger avec l'attestation et le justificatif d'immatriculation.
Ce que permet la version gratuite :
- Dropbox Sign : 3 demandes de signature par mois ;
- PandaDoc : 5 documents envoyés par mois, 2 destinataires par document.
Pour une mission ponctuelle, l'une ou l'autre suffit.
Tout aussi valables↗Clique sur un nom pour le mettre dans la chaîne à la place du premier.
Relancer un devis resté sans réponseRédiger
Tu obtiensDeux relances qui n'ont pas l'air d'une insistance, et la question qui débloque vraiment.
Tu dois lui donnerCe qu'il y a dans le devis, depuis combien de temps il est parti, et ce qui s'est dit au dernier échange.
J'ai envoyé un devis portant sur [ce qu'il contient] il y a [combien de temps]. Au dernier échange, [ce qui s'est dit]. Écris deux e-mails de relance en français : le premier à une semaine, qui donne une raison légitime de revenir vers eux, le second à trois semaines, qui propose de clore le sujet proprement s'ils ne sont plus intéressés. Quatre à six lignes chacun, tutoiement. Ne demande pas « avez-vous eu le temps de regarder » et ne t'excuse pas d'écrire.
Programme un rappel tous les 6 mois jusqu'à la fin de la mission
RelanceL'attestation est valable 6 mois. Si la mission dure plus longtemps, il te faut une nouvelle attestation, vérifiée elle aussi, à chaque échéance jusqu'à la fin.
Le jour de la signature :
- crée dans ton agenda un rappel répété tous les 6 mois ;
- note la date de fin prévue pour l'arrêter.
Si tu passes par Malt, la plateforme revérifie elle-même régulièrement les attestations des freelances en France.
Sur les sites officielsObtenir une attestation de vigilance (Entreprendre Service Public) ↗
Adapter le modèle à ta situationRédiger
Tu obtiensLe courrier ci-dessus, rempli avec tes éléments, sans que tu aies à chercher la bonne formulation.
Tu dois lui donnerLe modèle copié depuis cette page, et tes éléments : numéro et montant de la facture, dates, ce qui s'est dit au dernier échange.
Voici un modèle de courrier : [colle le modèle de cette page]. Voici ma situation : [numéro et montant de la facture, date d'émission, date d'échéance, ce qui s'est dit au dernier échange]. Remplis le modèle avec mes éléments. Ne change ni sa structure ni ses formulations juridiques, n'ajoute aucune mention que le modèle ne contient pas, et signale-moi en dessous ce que tu n'as pas pu remplir faute d'information.
À vérifier avant d'y croireRelis les montants et les dates avant d'envoyer. Et n'ajoute aucune pénalité ni menace que tes conditions générales ne prévoient pas : une mise en demeure qui réclame plus que son dû se retourne contre toi.
À indiquer sur : Ton agenda et la date de fin de la mission
Bloqué sur un outil ? Demande, quelle que soit l'étape
Ces trois-là valent pour n'importe lequel des outils ci-dessus. Personne ne naît en sachant se servir d'un CRM, et un écran incompréhensible n'est pas une raison d'abandonner la chaîne.
Te faire expliquer un écran où tu es perduSe faire aider
Tu obtiensCe que fait chaque partie de l'écran devant toi, en français normal, puis les clics exacts pour ton objectif.
Tu dois lui donnerUne capture de l'écran, ou le texte que tu y lis, et ce que tu essaies de faire.
Je suis sur [nom de l'outil], sur l'écran [décris-le, ou colle une capture]. J'essaie de [ce que tu veux faire] et je ne trouve pas. Explique-moi ce que fait chaque partie de cet écran en français simple, sans vocabulaire de logiciel, puis donne-moi les clics exacts pour arriver à mon objectif. Si tu n'es pas sûr de l'interface actuelle, dis-le plutôt que de deviner.
À vérifier avant d'y croireLes interfaces changent souvent et le modèle décrit celle qu'il a apprise, pas forcément celle que tu as sous les yeux. Si ses clics ne correspondent à rien, c'est lui qui se trompe, pas toi.
Traduire le vocabulaire de l'outil dans ton métierSe faire aider
Tu obtiensCe que veulent dire les mots que l'outil emploie, avec un exemple pris dans ton activité.
Tu dois lui donnerLes mots qui te bloquent, et ce que tu vends.
J'utilise [nom de l'outil]. Mon activité : [ce que tu fais, en une phrase]. Je bute sur ces mots : [la liste]. Explique chacun en une phrase, en français courant, avec un exemple pris dans mon activité à moi. Pas de définition de dictionnaire : dis-moi à quoi ça sert concrètement pour quelqu'un qui fait ce que je fais.
Comprendre un message d'erreurSe faire aider
Tu obtiensCe que l'erreur veut dire, et deux ou trois choses à essayer, de la plus simple à la plus compliquée.
Tu dois lui donnerLe message exact, copié-collé, et ce que tu faisais juste avant.
Sur [nom de l'outil], j'obtiens ce message : [colle le message exact]. Juste avant, je faisais [ce que tu faisais]. Explique-moi en français simple ce que ça veut dire, puis donne-moi deux ou trois choses à essayer, de la plus simple à la plus compliquée. Si le message ne suffit pas pour conclure, dis-moi quoi regarder de plus au lieu de deviner.
Le récapitulatif, et où le gratuit s'arrête
| Étape | Outil | Sans payer, tu as | Coût par mois |
|---|---|---|---|
| Trouve ton freelance dans ton réseau ou sur une plateforme | Rien à installer | — | 0 € |
| Additionne, hors taxes, tout ce que tu vas lui confier | Rien à installer | — | 0 € |
| Vérifie que son entreprise existe et qu'elle est active | Pappers | Sans compte : consultation des fiches (identité, SIREN, TVA, dirigeants, finances, statuts et comptes annuels quand ils sont publics, annonces BODACC, procédures collectives). Avec un compte gratuit : téléphone, email et site de l'entreprise quand ils sont disponibles, et surveillance Basic de 10 entreprises (1 destinataire, 3 listes, 100 favoris). Les 10 premiers résultats d'un export sont gratuits. 100 crédits API sont offerts à l'ouverture d'un compte API avec une adresse email professionnelle. | 0 € |
| Demande-lui son attestation de vigilance avant de signer | Rien à installer | — | 0 € |
| Contrôle le code de sécurité sur urssaf.fr et garde la preuve | Rien à installer | — | 0 € |
| Si ton freelance vient de se lancer, demande son attestation provisoire | Rien à installer | — | 0 € |
| Signe le devis ou le contrat électroniquement | Dropbox Sign | Trois demandes de signature par mois, renouvelées tous les trente jours, plus la signature de ses propres documents sans limite et le PDF signé avec sa piste d’audit. | 0 € |
| Programme un rappel tous les 6 mois jusqu'à la fin de la mission | Rien à installer | — | 0 € |
| Total | 2 outils | 0 € par mois |
Et ensuite
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Les paliers gratuits et les tarifs changent sans préavis. Relevés sur les pages officielles des éditeurs le 27 septembre 2026. Une erreur ? Signale-la.