Mener un entretien d'embauche sans question interdite : la grille, les tests permis et les vérifications avant de signer

Publié le 26 octobre 2026 · Lecture : 8 min

Une fois ton offre publiée, c'est l'entretien qui concentre les risques : une question de trop sur la famille, le lieu de vie ou la santé, et ton refus d'embauche peut être contesté pour discrimination. La parade tient en trois outils : une grille d'entretien identique pour tous, une liste de formulations à remplacer et une vérification méthodique avant la signature du contrat.

Les trois règles qui encadrent la sélection

Chaque question a un lien direct et nécessaire avec le poste. Ce que tu demandes, à l'écrit comme à l'oral, sert uniquement à évaluer la capacité du candidat à occuper l'emploi ou ses aptitudes professionnelles. La santé, la situation familiale, l'adhésion à un syndicat, la vie sexuelle, le logement et les loisirs sont hors sujet (Service Public Entreprendre, vérifié le 2 octobre 2025).
Tes méthodes d'évaluation sont pertinentes et annoncées. Tests et questionnaires doivent servir la finalité du recrutement, et le candidat (ainsi que le CSE s'il en existe un) doit en être informé.
Ta décision ne repose sur aucun des 25 critères interdits : origine, sexe, âge, situation de famille, grossesse, lieu de résidence, état de santé, nom, apparence physique, religion, opinions politiques, activités syndicales, etc. (Service Public, vérifié le 20 octobre 2025).

Ce qui est en jeu : un refus d'embauche discriminatoire est puni de 3 ans de prison et 45 000 € d'amende pour une personne physique, et de 225 000 € d'amende pour une société. Devant les prud'hommes, le candidat écarté dispose de 5 ans à compter de la révélation de la discrimination, et c'est à toi de prouver que ta décision reposait sur des éléments objectifs (Service Public, vérifié le 20 octobre 2025). D'où l'intérêt d'une grille notée et conservée.

Étape 1 : construis ta grille avant le premier entretien

Pars des missions écrites dans ton offre, pas de l'image que tu te fais du candidat idéal. Une grille utilisable tient sur une page :

Choisis 4 à 6 critères tirés du poste : une compétence technique, une situation fréquente du métier, une contrainte réelle (horaires, déplacements, permis), la capacité à apprendre.
Écris une question par critère, posée dans les mêmes termes à chaque candidat. Privilégie les questions sur des cas concrets du poste : demande au candidat comment il a déjà traité ce type de situation.
Décris ce que vaut chaque note sur une échelle courte (1 à 4), avant de rencontrer qui que ce soit. Sans description, la note reflète l'impression du moment.
Note pendant ou juste après l'entretien, critère par critère, avant de comparer les candidats entre eux.

Critère (exemple : assistant administratif)	Question posée à tous	Ce qui vaut 1 / ce qui vaut 4
Facturation	Fais-lui décrire le traitement d'une facture fournisseur, de la réception au paiement.	1 : description vague. 4 : étapes précises, contrôles cités.
Gestion des priorités	Demande-lui comment il classe trois urgences qui arrivent en même temps.	1 : pas d'exemple. 4 : exemple concret, critères de tri expliqués.
Contrainte horaire	Annonce que le poste commence à 8 h trois jours par semaine et demande si c'est compatible.	Oui / non, sans demander pourquoi.

Pour tenir la grille, un tableur partagé ou une base comme Airtable ou Notion suffit. Pour proposer les créneaux, Calendly laisse le candidat choisir un créneau libre, et un entretien à distance se fait sur Google Meet ou Zoom. Si tu ajoutes un questionnaire de présélection avec Google Forms ou Tally, la même règle s'applique à chaque champ : lien direct avec le poste.

Étape 2 : remplace les questions qui touchent un critère interdit

La plupart des questions risquées partent d'une inquiétude légitime sur la disponibilité ou la fiabilité. La méthode : énonce la contrainte réelle du poste et demande si elle est compatible, sans chercher à savoir pourquoi.

Sujet à ne pas aborder	Critère touché	Ce que tu peux faire à la place
Les enfants, leur mode de garde	Situation de famille	Annonce les deux jours de déplacement par mois prévus et demande si c'est compatible.
Un projet de grossesse	Grossesse	Aucune question. Une candidate n'a pas à révéler sa grossesse.
L'âge	Âge	Interroge le candidat sur ses compétences pour ce type de mission. L'âge se vérifie à l'embauche, pour des raisons légales (étape 5).
L'origine du nom	Nom, origine	Aucune question.
La distance entre son domicile et le lieu de travail	Lieu de résidence	Annonce l'heure et le lieu de prise de poste, et demande si le candidat peut être présent.
La fréquence de ses arrêts maladie	État de santé	Décris les tâches physiques du poste. Une différence fondée sur la santé n'est admise que si un médecin l'a constatée.
Ses loisirs, son week-end	Vie privée (loisirs)	Annonce le samedi travaillé par mois et demande si c'est compatible.
L'adhésion à un syndicat, la pratique religieuse	Activités syndicales, religion	Aucune question.

Cas du permis de conduire : si la conduite est obligatoire pour le poste, tu peux demander si le candidat détient un permis valide de la bonne catégorie et consulter l'original. Tu ne peux ni en garder une photocopie, ni demander le nombre de points (Service Public, vérifié le 20 mars 2026).

Si le candidat aborde lui-même un sujet personnel, ne relance pas et ne le note pas : ce qui figure dans ta grille doit pouvoir être montré.

Étape 3 : choisis des tests pertinents

Un exercice tiré du métier (rédiger un courrier, chiffrer un devis, réaliser une pièce) est le test le plus défendable, parce que son lien avec le poste est évident. S'il prend la forme d'un essai professionnel, retiens ces conditions (Service Public, vérifié le 20 février 2026) :

il est décidé d'un commun accord avec le candidat et reste de courte durée ;
il se déroule en dehors des conditions normales d'emploi et ne remplace pas le travail d'un salarié ;
il n'est en principe pas payé, sauf si ta convention collective le prévoit ;
son résultat reste confidentiel et est communiqué au candidat s'il le demande.

Ne le confonds pas avec la période d'essai, qui démarre après la signature du contrat.

Ce qui est interdit, sauf justification pertinente : l'astrologie, la graphologie et la numérologie (Service Public Entreprendre, vérifié le 2 octobre 2025). Pour tout autre outil (questionnaire de personnalité, test en ligne), pose-toi la même question que la loi : mesure-t-il quelque chose dont le poste a réellement besoin ?

Étape 4 : informe le candidat de tes méthodes

Annonce le déroulé dans ton invitation à l'entretien, par écrit, pour garder une trace. Ton message précise :

la durée de l'entretien ;
le fait qu'il suit une grille de questions identique pour tous, notée sur les compétences du poste ;
l'exercice éventuel, son sujet et sa durée ;
la confidentialité des résultats, et la possibilité pour le candidat de les obtenir sur simple demande.

Si ton entreprise a un CSE, présente-lui aussi ces méthodes avant de les utiliser.

Étape 5 : les vérifications avant de signer

Une fois ton choix fait, et seulement là, vérifie quatre points (Service Public Entreprendre, vérifié le 2 octobre 2025) :

L'âge. Le travail est possible dès 16 ans, avec l'autorisation du représentant légal pour un mineur non émancipé. Certains travaux restent interdits avant 18 ans. Entre 14 et 15 ans, l'embauche n'est possible que pendant les vacances scolaires, avec l'accord de l'inspection du travail, pour des travaux légers (Service Public, vérifié le 1er juin 2026).
L'autorisation de travail. Si le candidat est étranger, vérifie qu'il détient un titre l'autorisant à travailler en France, avant l'embauche.
Le cumul d'emplois. Demande si le candidat garde un autre emploi. Tous employeurs confondus, il ne doit pas dépasser 10 heures par jour et 48 heures par semaine, ou 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives. Tu peux lui demander une attestation écrite. Le dépassement est puni d'une amende de 1 500 € au plus, 3 000 € en cas de récidive (Service Public, vérifié le 21 juin 2023). Une clause d'exclusivité n'est pas possible pour un temps partiel, sauf si elle est nécessaire à la protection des intérêts de l'entreprise et justifiée par les fonctions.
La clause de non-concurrence. Demande au candidat si son contrat précédent en contient une et lis-la : durée, zone géographique, activité visée. Si ton poste entre dans son champ, vérifie avec lui si son ancien employeur y a renoncé (Service Public, vérifié le 27 octobre 2023).

Ces vérifications portent sur des faits, pas sur des préférences : elles ne remplacent pas la grille, elles valident qu'une embauche est possible. Viennent ensuite la promesse ou le contrat, puis la DPAE.

Après l'entretien : garde la trace

Conserve la grille de chaque candidat, tes notes et le message d'invitation. Annonce les refus sans motif personnel, en te limitant à l'adéquation avec les besoins du poste. Pour la durée de conservation des candidatures, la CNIL publie une page dédiée au recrutement (lien en fin de guide).

Les erreurs fréquentes

Improviser les questions selon le feeling avec chaque candidat : impossible ensuite de comparer, et difficile de prouver que la décision était objective.
Corriger les questions mais pas le formulaire : un champ situation familiale ou date de naissance dans un questionnaire de candidature pose le même problème qu'à l'oral.
Demander pourquoi une contrainte est incompatible : la réponse touche souvent la vie privée.
Faire travailler un candidat une journée entière en guise de test : l'essai professionnel reste court et ne remplace pas un salarié.
Garder une copie du permis ou demander le solde de points.
Vérifier l'âge ou le titre de séjour trop tard, après la signature, ou au contraire s'en servir pour trier les candidatures.
Oublier la clause de non-concurrence du candidat venu d'un concurrent direct.

Sources officielles

Ce guide est informatif et ne remplace pas l'avis d'un professionnel. Les règles et les montants évoluent : vérifie sur les sites officiels avant toute démarche. Dernière vérification : 26 octobre 2026.